採用活動の効率化を実現、自動化で面接実施率が向上

ソクコムは、主にアルバイトの応募者への接触機会を増やすために活用しています。これまでは、テレマーケティングを通じて応募者との接触を試みていましたが、従来の手法では接触数の向上に課題を感じていました。具体的には、手動での電話かけによる工数が多く、効率的な対応が難しい状況でした。

そこで、ソクコムのオートコール機能を導入することで、効率化を図りました。オートコール機能により、応募があった方へ即時に自動でアプローチができるようになり、従来の電話対応にかかる時間と手間を大幅に削減することができました。これにより、応募者に対するフォローアップが迅速になり、採用活動のスピードが向上しました。

また、応募者へのフォローアップのタイミングを逃すことなく、確実にコミュニケーションを取ることができるため、応募者のエンゲージメントを高め、採用数の増加にも繋がっています。この効率化により、採用活動全体の効果が向上し、より多くの応募者とコンタクトを取ることができるようになりました。

【コロナウイルスによる採用強化と新規で発信IVRの導入へ】

当時、コロナウイルスの影響により、店舗の運営が困難になり、スタッフの数が大幅に減少しました。このような状況下で、迅速かつ効率的にスタッフを確保するため、採用強化が急務となりました。特に、アルバイトやパートタイムスタッフの確保は重要であり、早急に対応しなければならない課題でした。

従来、各店舗ごとに個別で行っていた採用活動を本部で一括して管理する形に転換しました。これにより、店舗ごとの採用状況のバラつきが解消され、全体的な採用活動の進捗を一元管理できるようになりました。各店舗での個別対応では難しかった、応募者への迅速なアプローチやフォローアップが容易になり、より効率的に採用活動を進めることが可能となりました。

その過程で、単に応募者数を増やすだけではなく、実際に面接を実施する率を向上させるためのシステム導入を検討しました。これまで、応募者への連絡や面接調整が手作業で行われていたため、対応に時間がかかり、面接実施率が低下する原因となっていました。そこで、応募者との接触頻度を増やし、面接に繋げるために、効率的なシステムの導入が急務となったのです。

システム導入により、応募者への連絡を自動化し、面接のスケジュール調整やフォローアップがスムーズになり、応募から面接までの期間を短縮することができました。また、応募者が面接に進む確率を高め、結果として採用数の増加にも繋がりました。このように、システムの導入は採用活動の効率化を実現し、厳しい状況下でも必要なスタッフを確保するための大きな助けとなりました。

【面接実施率の向上により設定採用数の達成を実現】

ソクコム導入の決め手は、面接実施率を向上させるための自動リマインド機能が非常に役立つと感じたことです。従来、面接のリマインドは手作業で行っており、応募者が面接日に参加することを確実にするために、何度も連絡を取る必要がありました。しかし、忙しい中での手動対応には限界があり、リマインドが遅れたり、応募者との連絡が不十分であることがしばしばありました。このような問題が、面接実施率の低下を招いていたのです。そこで、ソクコムの電話自動化機能を使うことで、面接日のリマインドや応募者とのコミュニケーションの効率化が期待できると考え、導入を決定しました。

ソクコムを導入したことで、最大のメリットは面接実施率の向上です。面接日のリマインドが自動で行えるようになったことで、応募者が面接を忘れるリスクが減少しました。さらに、リマインドを送った後に応募者からの確認や返信もスムーズに行えるようになり、手作業での対応にかかる時間や工数が大幅に削減されました。これにより、面接前後のコミュニケーションが効率化され、採用活動のスピードが向上しました。また、応募者に対してタイムリーにアプローチできるようになったため、採用活動全体の進捗もスムーズに進んでいます。結果として、より多くの応募者と接触し、採用目標を達成するための大きな助けとなっています。

【増加した接触機会を活かし、更なる採用数向上の実現】

実際の成功要因としては、まず自動リマインド機能の活用が挙げられます。この機能を導入することで、面接のリマインドを確実に、タイムリーに実施できるようになり、応募者の面接参加率が向上しました。また、電話自動化により、従来手動で行っていた連絡作業の工数が削減され、効率的な業務運営が実現しました。

効果的だった施策としては、応募者のフォローアップの迅速化が挙げられます。自動化されたリマインドを活用して、応募者に対するフォローアップを迅速に行い、面接実施の確度を高めました。この施策により、応募から面接に進むまでのプロセスがスムーズになり、採用活動全体の効率化が達成されました。

さらに、一元管理体制が整ったことで、複数の店舗や部署間での情報の共有がスムーズになり、採用活動の進捗管理がより精緻になったことも大きな成功要因です。これにより、採用活動が一貫性を持ち、目標達成に向けた管理が容易になりました。

今後は、ソクコムのシステムをさらに多くの業務に適用し、自動化を進めることで業務負担を軽減し、全体の効率化を目指しています。現在、手動で行っている業務や時間のかかる作業をシステムに組み込み、より効率的で迅速な対応を実現する予定です。このプロセスによって、スタッフはより付加価値の高い業務に集中できるようになり、全体的な生産性が向上すると期待しています。

特に、IP電話システムとの連携強化が重要な課題となっています。IP電話システムとソクコムを連携させることで、電話対応の自動化や、通話内容のデータ化、顧客情報の一元管理がさらに強化され、より効率的に業務を進めることが可能になります。この連携により、顧客対応のスピードや精度が向上し、業務の質も向上することが期待されます。また、電話の履歴や情報をシステムに直接反映させることができ、今後の改善にもつなげやすくなるでしょう。

これらの施策を通じて、さらに効率的な業務運営を目指し、組織全体の生産性向上を実現する予定です。

貴重なお話ありがとうございました！