人材紹介業における「通電率」「面談実施率」の改善方法を解説

テレワークの普及や拠点分散に伴い、電話環境の刷新が求められるなか、通話品質や番号の引き継ぎ、月額費用に不安を抱える企業は少なくありません。クラウドPBXは多くのサービスが提供されていますが、それぞれの違いや強みを理解するのは容易ではなく、IS担当者や情シス担当者にとっては難しい判断となります。

本記事では、クラウドPBXの基本機能や仕組み、導入メリットを整理した上で、選定時に押さえるべきポイントと料金相場をわかりやすく解説します。さらに、最新のおすすめサービスもランキング形式で紹介しますので、最適なサービス選びの参考にしてください。

人材紹介業では、成果に直結する主要な指標として、次の2つが挙げられます。

・通電率
・面談実施率

以下では、それぞれの役割や業務全体への影響について整理し、解説します。

通電率とは、架電件数のうち実際に相手と会話が成立した割合を示す指標であり、人材紹介業における初期接触の成果を測るうえで欠かせない基準です。この割合が低いと、求職者と対話する機会が減少し、面談の設定や求人紹介の前段階で成果を逃す可能性があります。

反対に、通電率が高く安定している企業は、候補者との接点を効率的に確保できるため、その後の面談実施率や成約率などのKPI向上にも直結します。したがって、通電率は単なる架電効率の指標ではなく、人材紹介プロセス全体を左右する起点として捉えることが重要です。

面談実施率とは、エントリーした求職者のうち実際に面談へ進んだ割合を示す数値で、人材紹介業における成果を測るうえで重要な指標です。

一般的に平均値は55〜65％程度とされ、電話面談を主体とする場合は65〜75％に達することもあります。一方で55％を下回る場合、オペレーションやリソースに課題がある可能性が高く、改善が求められます。

また、この数値は企業規模や集客手法、求職者層によっても左右されるため、業界特性を踏まえて継続的な検証が欠かせません。

人材紹介において通電率が下がる背景には、大きく4つの要因が考えられます。これらを正しく把握できなければ改善策を講じにくく、成果につながる機会を逃す恐れがあります。

・顧客リストの不正確さ
・不明な番号からの着信応答率の低下
・架電タイミングが悪い
・架電数が足りていない

以下、それぞれについて詳しく解説します。

顧客リストの電話番号に誤りがあったり、古い情報が残っていたりすると、架電しても応答につながらず、非効率な対応が続いてしまいます。人材紹介の現場では求職者の連絡先が変わりやすく、更新が遅れるとリスト自体が十分に機能しない状況に陥りかねません。

このような状況は担当者の工数を浪費し、面談数や成約の機会を逃す要因となります。したがって、データの精査や定期的な更新を徹底し、常に信頼できるリストを維持することが、成果向上の第一歩となります。

スマートフォンの普及により、不明な番号からの着信に応答しない傾向が強まり、通電率の低下を招いています。特に個人向けの架電では、見知らぬ番号が営業や迷惑電話と誤解されやすく、その結果応答を避けられるケースが増えています。

この傾向は人材紹介業でも顕著であり、着信を受けても内容を確認せず切られることは少なくありません。応答率の低いIP電話を避けるなど、発信方法の工夫が必要です。

架電のタイミングが適切でない場合、求職者が電話に出られず、通電率が下がる要因となります。

たとえば日中の就業時間帯に電話をかけても、勤務中で応答できないケースが多く、結果として架電効率は低下します。一方で、夕方以降や休憩時間など、相手が比較的落ち着いて応答しやすい時間帯を選べば、接続率は向上しやすくなるといったケースが考えられます。

求職者の生活リズムや応募の時間帯を考慮し、最適な発信時間を設計することも、成果改善につながる要素となりえます。

架電数が十分でない場合は、求職者との接触機会が限られるため、通電率の改善は困難です。特に初回の電話でつながらないケースは多いため、複数回のアプローチを前提とした設計が必要です。

一度の不通で連絡を断念すると、潜在的に面談へ進める候補者を取り逃がす結果につながりかねません。適切な頻度と件数を確保しながら、無駄なコールを減らす仕組みの導入が効率化の鍵です。

面談実施率が下がる背景には、求職者との信頼関係づくりや継続的なフォローの不足が大きく影響しています。

・面談設定後のフォローがない
・求職者に寄り添ったヒアリングができていない
・求職者の課題やニーズを引き出せていない

ここでは、面談実施率の低下につながる主な要因として、上記の3点を取り上げて解説します。

面談日程を設定しただけで終わってしまうと、求職者の参加率は大きく下がります。スケジュールを忘れてしまったり、他の予定を入れてしまったりすることで、欠席や直前キャンセルにつながりやすいためです。

さらに、求職者は複数の紹介会社や求人媒体からアプローチを受けていることが多く、フォローの有無が信頼度の差として受け止められる傾向にあります。適切なリマインドがなければ「本当に自分を重視しているのか」という不安を抱かせ、面談への意欲を削ぐ要因となります。

加えて、メールや電話、SMSを使った前日・当日のリマインドは、求職者に安心感を与えます。こうした一手間を欠くと、面談実施率の低下は避けられません。

求職者の希望や事情に十分に寄り添えていないヒアリングは、面談の継続率を下げる一因です。形式的な質問に終始すると、本人が抱える課題や転職理由を深く理解できず、適切な求人提案につなげられません。

その結果、求職者にとって「この紹介会社では自分の話を聞いてもらえない」という不信感が生まれ、面談を途中で辞退されるケースもあります。単なる情報収集だけで終わってしまうようなやり取りでは、信頼関係の構築は困難です。

適切なヒアリングとは、経歴や希望条件の確認にとどまらず、今後のキャリア像や生活状況など多角的に理解することです。求職者の立場を尊重した質問を重ねれば、面談実施率の向上につなげられます。

求職者の本音を引き出せなければ、最適な求人提案はできず、面談の成果にもつながりません。表面的な質問に終始すると、転職理由や働き方のこだわりといった重要な情報を得られないためです。

その結果、紹介された求人が本人の意向とずれ、「自分には合わない」と離脱につながるケースが増加します。面談の場で課題が整理されないままでは、信頼関係の構築も難しくなります。

求職者のニーズを引き出すためには、キャリアの背景や将来像を深掘りする対話が求められます。単なる条件確認ではなく、生活や価値観に寄り添ったヒアリングを行うことが面談実施率を高める鍵となります。

通電率や面談実施率を向上させるには、CTI（Computer Telephony Integration）とIVR（Interactive Voice Response）を組み合わせた仕組みの導入が効果的です。

CTIはコンピュータと電話機能を連携させるシステムで、プレディクティブコールのように効率的な発信を可能にします。IVRは自動音声による応答を行う仕組みで、求職者が自身の状況に応じて柔軟に対応できる環境を提供します。

この2つを活用することで、架電効率や情報管理の精度が向上し、より適切で効果的なアプローチを実現できます。具体的には以下のような取り組みが考えられます。

・リストの品質向上
・求職者が出やすいタイミングで架電
・面談日のリマインド

ここでは、これらの施策について詳しく解説します。

また、CTIやIVRについては以下の記事も参考にしてください。

CTIシステム比較12選！用途別の機能や選定ポイントを解説

IVRとCTIの違いとは？IVRの主な機能や運用ポイントも解説。

リストの精度が低ければ、架電してもつながらなかったり面談設定に進めなかったりするケースが増加し、通電率や面談実施率の低下につながります。

そのため、リスト内の情報を正しく整理し、求職者の属性や希望条件を反映した管理を徹底することが重要です。誤った番号や古い連絡先を利用すれば、接触機会を大きく損なう要因となります。

さらに、CTIシステムを導入すると、業界や職種ごとにセグメントを分けて効率的にアプローチでき、データを常に最新の状態に保てるようになります。加えて、IVRを活用して求職者自身に意向や状況を入力してもらう仕組みを設ければ、リストの鮮度を自動的に維持でき、より精度の高いアプローチが実現できます。

架電はタイミングによって、つながりやすさが大きく変わります。勤勤務中や通勤時間帯は応答が難しい一方で、休憩中や就業後であれば電話に出てもらえる可能性が高まります。

過去の架電データを分析し、応答されやすい時間帯でアプローチしましょう。さらに、候補者の生活リズムや希望する連絡時間を事前に確認しておくと、無駄な架電を避けることができます。

CTIシステムを活用すれば、発信時間の管理や記録が容易になります。さらに、IVRを組み合わせれば折り返し希望や自動受付を設定でき、個別の状況に応じた効率的な対応が可能です。適切なタイミングでの架電は、通電率の向上のみならず、信頼関係の構築にもつながります。

面談日のリマインドが不足すると、求職者が予定を失念し、当日の欠席や直前のキャンセルを招く恐れがあります。

特に求職活動中は複数の応募や面談が並行することが多いため、事前の確認がなければスケジュールの混乱を引き起こしやすくなります。わずかなリマインドを加えるだけでも、参加率は改善可能です。

さらに、CTIやIVRを活用すれば電話やSMSによる自動リマインドが実現でき、担当者の負担を軽減しつつ確実にフォローできます。こうした仕組みは求職者に安心感を与え、面談実施率の安定化にもつながります。

ソクコムを導入した企業では、通電率や面談実施率の向上といった成果が具体的に現れています。

・ニッソーネット様
・NEXTスタッフサービス様

ここでは、その成果を示す取り組みとして上記の2社を取り上げ、導入後の変化を紹介します。

株式会社ニッソーネット様は、介護・医療・保育分野に特化した人材サービスを展開しており、登録者への「掘り起こし」業務に多くの工数を費やしていたことが大きな課題でした。また、従来は営業担当者が一方的に連絡を取っていたため、作業効率の低下や登録者に与える印象への不安も抱えていた状況です。

導入後は、音声ガイダンスを用いた自動架電によって、効率的で配慮あるアプローチが可能となり、就業意欲の高い登録者をスピーディーに把握できるようになりました。その結果、従来の手作業に比べて業務負担を大幅に軽減しつつ、精度の高いマッチングを実現しています。さらに、登録者の状況を迅速に把握できるようになったことで、フォロー体制の強化にもつながりました。

250時間の工数削減を実現！ソクコム導入による人材派遣の掘り起こしの改革

NEXTスタッフサービス様は、オフィスワークから介護・看護まで幅広い分野で、人材派遣・紹介予定派遣・人材紹介を手がけ、採用コンサルティングも展開している企業です。

過去登録者への掘り起こしを発信IVRで自動化し、従来は新規対応に偏っていた人員配置を見直すことで、リソースの最適化を実現しました。さらに、自動音声に案件情報を組み込んだ発信や、着信IVRと転送設定の最適化によって、必要な担当者へ迅速に接続できる仕組みを整え、進捗管理とデータ分析の効率も高めています。

その結果、過去登録者の再入職が増加し、売上向上と人件費削減を同時に達成するとともに、採用単価も広告媒体利用時の約半分に抑えることができました。加えて、安定したリソース確保により、大型案件への対応もスピーディーに行える体制が整備されています。

過去登録者の掘り起こしで売上向上と業務効率化を実現、リソース最適化とコスト削減に成功

人材紹介業では、通電率や面談率の低下が課題となり、従来の手作業や一方的な連絡では求職者との接点確保が困難です。ソクコムを導入すれば、CTIやIVRによる自動化で効率的かつ配慮あるアプローチが可能になります。

プレディクティブコールで接触件数を増やし、音声ガイダンスやSMS連携により希望の連絡方法や時間を選択できるため、面談参加率向上や意欲の高い層との接触拡大につながります。ぜひ「ソクコム」の導入をご検討いただき、業務の最適化を推進してください。

プレディクティブコールシステムには多くの機能が搭載されていますが、全てを使う必要はありません。重要なのは、自社の業務で「必ず使う機能」を明確にすることです。例えば、営業部門ではCRMやSFAとの連携機能があると、架電内容や商談履歴を一元管理でき、営業活動全体の効率が向上します。サポート部門では、IVRやスキルベースルーティングといった問い合わせ対応に適した機能が不可欠です。また、録音・文字起こし機能、発信禁止リスト管理、コールスケジュール設定なども業務内容によっては大きな効果を発揮します。導入前に「必須機能」と「あると便利な機能」を整理しておくことで、システム選定を誤るリスクを減らせます。

システムの発信効率を最大化するためには、同時に利用できる電話回線数が重要です。小規模の営業チームやスタートアップであれば数回線で十分ですが、大規模なコールセンターや全国規模でのアウトバウンドを展開する場合には、数十回線以上の同時発信が可能なシステムが必要になります。さらに、急な業務拡大に対応できる柔軟なスケーラビリティを持つかどうかも確認すべきポイントです。将来的に席数を増やす可能性がある場合、回線数を容易に追加できるサービスを選んでおくと安心です。

システム導入にかかる費用は、初期費用・月額利用料・通話料・オプション料金などで構成されます。特に通話料は従量課金制であるケースが多く、架電数が増えるほど費用も増加します。見かけ上の月額料金が安くても、通話料やオプションが高額で結果的にコストが膨らむことも少なくありません。そのため、料金体系を正しく把握し、実際の利用状況に基づいたトータルコストをシミュレーションすることが大切です。また、無料トライアルを提供しているサービスを利用すれば、費用対効果を事前に確認できます。最終的には「必要な機能を備えつつ、自社の利用規模に見合った価格帯であるか」を基準に選ぶのが適しています。

プレディクティブコールシステムは国内外で多数提供されていますが、それぞれ特徴や強みが異なります。導入の目的や運用体制によって最適な製品は変わるため、比較検討の際には「どのような業務に強いのか」「費用や導入条件はどうか」を確認することが大切です。以下では代表的な8つのシステムを紹介します。

・ソクコム
・MiiTel Phone
・vphone+
・HARMONY
・TELE-ALL-ONE
・Dream Call Next
・CALLTREE
・ネオ・クイックコールプロ

ソクコムはIVR・クラウドPBX・CTIを統合したクラウド型コミュニケーションツールです。インターネット環境があれば場所を選ばず利用できるため、リモートワークとの相性が良く、プレディクティブコール機能も搭載されています。通話料の従量課金を削減できる点や、安心のセキュリティ環境が強みです。CRMやSFAと連携をすることで業務効率を向上できます。架電効率の改善だけでなく、企業全体のコミュニケーション基盤を一元化できる点が評価されています。

ソクコム

MiiTel Phoneは、音声解析や自動文字起こしなどAI機能を備えたクラウド型の電話システムです。架電効率を高めるプレディクティブコール機能に加えて、通話データの管理ができます。通話中の重要な会話にタイムスタンプを残しておくことで、特定の内容を後から聞き直したり、確認したりできます。さらにデータを分析してトーク改善や営業力強化につなげられる点が特徴です。また、SalesforceやHubSpotなどのCRMとも連携可能で、営業活動の生産性向上に直結します。

MiiTel Phone

vphone+は、シンプルな操作性と柔軟な拡張性を兼ね備えたクラウドCTIシステムです。プレディクティブコールのほか、IVRや自動録音、発信禁止リスト管理など、コールセンター業務に必要な基本機能をバランスよく搭載しています。CRM画面は項目ごとに自由に設定できるので、用途に合わせて自由にカスタマイズできるので、架電用やクロージング用などさまざまな専用画面を作成できます。小規模から大規模まで幅広い規模の組織で利用でき、秒単位で料金が発生する秒課金制をとっており、コストパフォーマンスの高さが魅力です。

HARMONYは、カスタマーサポートから営業支援まで幅広く活用できる多機能型のコールシステムです。CTI基盤はAWS（Amazon Web Service）を利用しており、世界的に信頼性の高いセキュリティを誇っています。コールセンター全体の状況を即座に把握できるシートマップやスケジュール管理機能、コールセンターのパフォーマンス分析ができる履歴メトリックス機能などが充実しており、顧客への応答率を高めながら効率的な架電が可能です。既存のCRM連携や顧客データ連携もでき、自社のセキュリティポリシーに合わせた導入ができる点も評価されています。

HARMONY

TELE-ALL-ONEは、発信業務の効率化に特化したプレディクティブコールシステムです。大規模な架電業務に対応できるよう設計されており、短期間で大量のリストを消化する業務に適しています。また、クラウド、オンプレミス、複数拠点での運用ができ、回線数の拡張性が高いので規模や環境に合わせた柔軟な導入が可能です。

TELE-ALL-ONE

Dream Call Nextは、顧客情報管理と連携した架電が可能なシステムで、営業活動の効率化に強みがあります。録音・分析機能も備え、通話データを活用した改善が進めやすいのが特徴です。中堅から大規模のコールセンターに導入実績が多く、安定した運用が可能です。

誰にでもわかりやすい直観的なインターフェースで、短期間で習得できるように設計されています。エリアマーケティングやステータス割合など、通話データを詳細に分析できる機能も充実しています。

Dream Call Next

CALLTREEは、操作性の高さと多様な連携機能が魅力のクラウド型システムです。コールセンターの現場経験をもとにして開発された画面は操作性に優れ、無駄のないボタン配置で、プルダウンやラジオボタンなども自在にカスタマイズできます。顧客リスト管理は担当とステータスを紐づけた進捗管理ができるため、スムーズな業務管理が可能です。1席からでもすぐに開始でき、スタートアップから大企業まで幅広い導入実績があります。

CALLTREE

ネオ・クイックコールプロは、長年の運用実績を持つプレディクティブコールシステムで、安定性と機能性のバランスに優れています。大量発信を効率的に処理できるほか、既存の社内システムとの連携にも対応しています。高い拡張性を求める企業や、長期的な運用を視野に入れる組織に適しているでしょう。無料のサポート体制も整っています。オンラインのFAQやマニュアル集をはじめ、顧客のパソコンを遠隔操作でサポートするパソコンリモートサポートも魅力です。

ネオ・クイックコールプロ

プレディクティブコールは、架電業務を効率化しながら成約数や顧客満足度を高められる仕組みとして、多くの企業で導入が進んでいます。オートコールやプログレッシブコールとの違いを理解し、自社に必要な機能や回線数、トータルコストを見極めることで、最適なシステムを選定できます。

ソクコムはIVR・クラウドPBX・CTIを統合したクラウド型ツールとして、リモートワーク対応や通話料削減、安心のセキュリティ環境を兼ね備えています。導入を検討する際は、まず資料請求やお問い合わせで詳細を確認してみてください。