迷惑電話の登録機能とは、電話番号を指定して着信を自動で拒否できる機能です。たとえば、業務に関係ない営業電話や悪質なクレーム、いたずら電話などの不要な着信を防ぐことで、本来の業務に集中できます。

企業が迷惑電話登録を活用すべき理由として、業務効率の向上や従業員の負担軽減が挙げられます。しつこい迷惑電話に対応するたびに従業員の業務が中断され、業務効率が低下してしまうでしょう。

また、迷惑電話により従業員の負担が増え続けると、ストレスが溜まり離職率が上昇する可能性も考えられるでしょう。電話業務における生産性向上のためにも、迷惑電話の登録機能を活用していくことが大切です。

会社にかかってくる迷惑電話は主に以下の3種類に分類されます。

• しつこいクレーム
• 頻繁にかかってくる営業電話
• いたずら電話

それぞれの種類の特徴について以下で解説します。

しつこいクレームは、同じ内容の電話を何度も繰り返しかけてくる迷惑電話の一種で、通常のクレーム対応では解決が難しいものです。感情的に訴えかけてくることもあるため、対応する従業員の負担も大きくなります。

しつこいクレームを放置すると、業務に悪影響を及ぼします。具体的には、電話対応の時間が長くなり、他の業務に支障をきたすだけでなく、従業員の精神的な負担が増加し、ストレスによる離職にもつながりかねません。

特に、経験の浅い従業員が対応すると、相手のペースに巻き込まれてしまい、長時間の対応を強いられる可能性があります。

しつこいクレームには、冷静で適切な対応が必要です。相手の要望を確認して、応えられる範囲を明確に提示する必要があります。

企業として必要な対応を終えたと判断した場合は、毅然とした態度で長引かせないことが重要です。

営業電話は、主に企業が自社サービスを売り込むためにかけてくる電話です。

なかには一度断ったにもかかわらず、一定期間が経過すると再び電話をかけてくるケースや、何度もしつこく電話をかけてくる業者も存在します。このような営業電話は、企業の業務効率を低下させる原因となるでしょう。

営業電話の対応に時間を取られてしまうと、本来の業務に支障が出ます。たとえば、社内の担当者に確認が必要な場合は、その対応工数がかかるでしょう。

企業によっては、本社や普段部署にいない責任者が決裁権を持つ場合もあります。にもかかわらず、何度もかかってくる営業電話は、迷惑電話と同じです。

特に、人材派遣会社の営業や保険の勧誘など、業務と直接関係がない場合は、対応するメリットがありません。

いたずら電話は、無言電話や誹謗中傷、嫌がらせを目的とした迷惑電話のことです。特に、女性従業員に対するセクハラ目的の電話や、不快な内容を繰り返し話すような悪質なケースもあります。

このようないたずら電話は、業務の妨げになるだけでなく、対応した従業員に対する精神的負担を与えるため、企業として毅然とした対応をする必要があります。

また、いたずら電話はブロックするなどの対策をしないと、電話に出た従業員のストレスにもつながるでしょう。

いたずら電話は、頻繁に続くと企業の業務効率を低下させたり、従業員の安全にも悪影響を与えたりするため、早期の対策が求められます。

会社に迷惑電話がかかってきた際の、迷惑電話の登録方法は、主に以下の3つの方法が考えられます。

• 電話機搭載の迷惑電話登録機能を使う
• 電話会社が提供している迷惑電話防止サービスを使う
• ツールを導入して迷惑電話を防止する

それぞれの登録方法について以下で解説します。

迷惑電話を手軽にブロックする方法として、電話機に備えられている迷惑電話登録機能を活用する方法があります。

ビジネスフォンで使われている多機能電話機には、特定の電話番号を登録し、自動的に着信拒否する機能が備わっている場合があります。この機能を利用すれば、都度対応する必要がなくなり、業務の妨げになることを減らせるでしょう。一度登録した電話番号からの着信は自動的にブロックしてくれるため、同じ発信元からのしつこい営業電話やクレーム、いたずら電話を防げます。

また、非通知設定にしている電話からの着信についても、番号を表示してからかけ直すようにガイダンスする機能もあります。

ただし、電話機の機種によって設定方法が異なるのと、電話番号を表示させる機能「ナンバー・ディスプレイ」の契約が必要になる場合があるため、確認が必要です。

電話会社が提供している迷惑電話防止サービスを利用する方法も効果的です。たとえば、NTT東日本／NTT西日本が提供している「ナンバー・リクエスト」や「迷惑電話おことわりサービス」が挙げられます。

これらのサービスは、非通知で電話がかかってきた際に、番号を通知してかけ直すように促したり、迷惑電話にお断りの自動音声を流せます。

月額料金がかかる点がデメリットですが、悪質な迷惑電話をシャットアウトでき、迷惑電話対策として高い効果が見込めるでしょう。

さらに高度な迷惑電話対策を求める場合は、CTIシステムと呼ばれる、電話機能とコンピューターが一体化したシステムの導入をおすすめします。

CTIシステムには、迷惑電話撃退機能や通話録音機能など、迷惑電話を防止するためのさまざまな機能が備わっており、従業員のストレスを軽減させるのに効果的です。

また、CRMシステム（顧客管理システム）と連携することで、クレーム履歴があったり、過去に悪質な嫌がらせの電話をかけてきたりした相手を判別して、不要な電話対応を防げます。

さらにIVR（自動音声ガイダンス）を活用することで、電話がかかってきた際に「〇〇のご用件の方は1番を押してください」といった自動音声を流すことで、営業電話やクレームをふるいにかけられます。

迷惑電話を登録するメリットは、主に以下の4つです。

• 迷惑電話に時間を取られることなく業務効率が向上する
• 従業員のストレスが軽減する
• 重要な電話を取り逃がさず機会損失を防げる
• 情報流出のリスクを抑えられる

それぞれについて、以下で解説します。

迷惑電話を登録して不要な着信をブロックすれば、業務の中断を防ぎ、効率的に仕事を進められます。 しつこい営業電話やクレーム対応に時間を取られると、本来の業務に集中できず、生産性が低下してしまいます。

たとえば、1件の迷惑電話対応に5分かかるとすると、1日に数回発生するだけで大幅な時間のロスになるでしょう

迷惑電話の登録機能を活用すれば、こうした無駄な対応を減らし、必要な電話だけに対応できる環境を整えられます。その結果、業務が中断されることもなくなり、業務効率化につながるでしょう。

業務に悪影響を及ぼす悪質な迷惑電話を登録してブロックすれば、従業員のストレス軽減につながります。

しつこい営業電話やクレーム対応、嫌がらせの電話が続くと、精神的な負担が増し、業務へのモチベーションが低下することもあります。

特に、迷惑電話が頻繁にかかってくる職場では従業員のストレスが溜まりやすく、最悪の場合、離職の原因になりかねません。

迷惑電話を登録し、業務に支障が出る電話をブロックすれば、従業員が無駄な対応に追われることなく、安心して業務に集中できます。

従業員の負担を軽減し、働きやすい環境を作ることは、企業全体の生産性や業務効率の向上にもつながります。迷惑電話の登録を適切に活用して、ストレスフリーな職場を実現しましょう。

迷惑電話の登録機能を活用すれば、重要な電話を取り逃がさず機会損失を防げます。

たとえば、迷惑電話の対応をしていたのが原因で、新規顧客からの問い合わせや取引先からの重要な電話をタイミングよく受けられなかった場合は機会損失になります。

迷惑電話を登録して迷惑電話を排除すれば、重要な電話だけに集中することが可能です。 

業務において優先すべき電話を適切に管理して機会損失を防ぐためにも、迷惑電話の登録機能を活用しましょう。

迷惑電話の登録機能を活用すれば、企業や従業員個人も含めた情報流出のリスクを抑えられます。迷惑電話のなかには、企業の内部情報や従業員の個人情報を収集しようとするケースがあります。

一例として「〇〇の責任者様はいらっしゃいますか？」と聞かれた際に、対応した従業員が「責任者の〇〇は外出中です」などと答えてしまった場合が挙げられるでしょう。このような返答をした場合、相手は責任者が誰なのかを把握できてしまいます。

また、保険会社などの中には、従業員個人に対して営業をかけてくるケースもあります。一度対応してしまうと、今後も他の従業員に対して営業をかけてきたり、業務中に直接訪問されたりして業務がストップしてしまうことも考えられます。

不要な電話を対応しないためにも、まずは用件を確認して、しつこい場合は迷惑電話として登録してしまうのがおすすめです。

迷惑電話は、しつこいクレームや営業電話、いたずら電話など多岐にわたります。悪質な場合は、対応した従業員のストレスにつながり、業務効率を低下させたり、最悪の場合は離職につながったりする可能性もあるでしょう。

このような問題を解決するためにも、ツールを導入して根本的な対策に取り組む必要があります。 ソクコムでは、電話業務を効率化させるためのCTIシステムを提供しており、迷惑電話に対するさまざまな対策機能が備わっています。

• クレーム登録機能
• 全通話録音
• 録音文字化
• IVR（自動音声ガイダンス）

主に上記の機能を活用することで、迷惑電話に対する毅然と対応できます。ソクコムを活用すれば、従業員が不要な電話対応に時間を取られることなく、本来の業務に集中できます。

また、CRMシステム（顧客管理システム）との連携により、相手が過去に迷惑電話をかけてきたかの判断が瞬時につくため、状況に応じた対策が可能です。

迷惑電話を防ぎ、快適に業務に取り組みたい場合は、ぜひソクコムの導入をご検討ください。

迷惑電話は、業務の妨げになるだけでなく、従業員のストレスにつながったり、企業の生産性低下を引き起こしたりします。そのため、迷惑電話の登録機能を活用して、不要な電話をブロックして、必要な電話にだけ対応できる環境を整える必要があります。

効果的な対策として、以下の方法が挙げられます。

• 電話機の迷惑電話登録機能を活用する
• 電話会社提供の迷惑電話防止サービスを活用する
• CTIシステムなどのツールを導入する

ソクコムであれば、クレーム登録や通話録音機能、IVRなどの便利機能を活用して、迷惑電話を未然に防げます。電話業務における業務効率化と、従業員の精神的な負担軽減を実現するためにも、ぜひ一度ソクコムにご相談ください。