オートコールシステムのメリットは？活用例と導入事例をご紹介！

近年、多くの企業が人材不足や業務効率化といった課題に直面しており、電話対応の負担を減らすことが現場で急務となっています。特にコールセンター業務では、精神的なストレスや対応の質にばらつきが生じやすく、それが離職率の高さにつながっています。そのため、安定した運用体制を整えることが重要です。 

こうした課題を解決する方法として、「オートコールシステム」が注目されています。自動音声で電話をかける機能を活用すれば、業務の効率化だけでなく、対応品質を均一に保てる上、人件費の削減も期待できます。 

本記事では、オートコールシステムの導入による具体的なメリットやデメリット、実際の活用事例を詳しく解説します。

オートコールシステムとは、あらかじめ用意した音声メッセージを自動で電話発信できるシステムです。企業では、顧客への案内や督促、予約の確認、アンケート調査などを効率よく行うために利用されています。

このシステムを使えば、人が電話をかける必要がなく、大量の発信ができるため、業務負担の軽減や人件費の削減が可能です。また、どの顧客にも同じ品質で対応できる点もメリットです。さらに、最近ではクラウド型のサービスも増えており、より柔軟に運用できるようになっています。

以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

オートコールとは？実際の利用シーンやメリットを徹底解説

専用ソフトやクラウドサービスを使って、電話番号リストと音声データを登録すると、オートコールシステムが自動的に実行されます。あらかじめ設定した時間に自動で電話をかけるだけでなく、応答内容を録音したり分析したりする機能も備わっているため、業務の効率化や顧客対応の質の向上に役立ちます。

また、IVR（自動音声応答）と組み合わせることで、顧客が電話のプッシュボタンで選択や回答ができるようになり、双方向のやり取りも可能です。これにより、より柔軟なコミュニケーションが実現します。

オートコールシステムは、電話業務を効率化するだけでなく、さまざまな用途に柔軟に対応できるのが大きな魅力です。以下、実際の業務における代表的な活用シーンを解説します。

・テレアポ業務
・催促・督促業務
・アンケート調査
・予約確認
・見守り・安否確認

営業活動の中心となるテレアポ業務において、オートコールシステムの導入が注目されています。特に、新商品やキャンペーンの案内など、同じ内容を大量に発信する場面で大きな効果を発揮します。

例えば、ある太陽光パネル販売企業では、従来は1人あたり1日300件が限界だった架電数が、オートコールシステムの導入によって1日10万件まで拡大しました。自動音声による事前調査と即時のデータ取得が可能になったことで、オペレーターは見込み客へのフォローをより効率的に行えるようになっています。また、オペレーターのスキルに左右されず安定した架電ができるようになったことで、人材不足や定着率の問題解消にもつながっています。 

未収金や期限切れの返却物に対応する督促業務では、電話がなかなかつながらず、オペレーターの心理的な負担が大きくなりやすいという課題があります。こうした問題に対しては、オートコールシステムの導入が効果的な解決策です。自動で電話をかけられるため、オペレーターは取り次ぎ業務に集中でき、電話がつながらないことによるストレスも減らせます。

また、つながりやすい時間帯に合わせて発信する設定や、営業時間外の自動応答も可能です。さらに、発信結果をデータとして記録できるため、業務の状況を見える化し、改善につなげられます。ほかにも、プッシュ通知を活用することで、本人確認や返送予定日の確認、再送の受付なども自動で対応できます。例えば、支払いの相談や質問がある顧客だけを選んでオペレーターに転送することも可能です。

電話によるアンケート調査は、ダイレクトメール（DM）やインターネット調査と比べて回答率が高く、短期間で必要な情報を効率よく集められる方法として注目されています。特に、多くの人に電話をかける必要がある調査では、オペレーターが手作業で対応すると時間や労力がかかってしまいます。そのため、オートコールシステムを活用することが効果的です。

オートコールシステムでは、自動音声で同じ内容を案内し、プッシュボタンで回答してもらう方式をとるため、担当者による対応の違いがなくなり、均一な品質と公平性のあるデータを集められます。例えば、世論や選挙の支持率、マーケティング調査、認知度の測定など、多岐にわたる分野で活用されています。

さらにオートコールシステムは、性別や年代などの属性情報も自動で取得し、すぐに集計できるのが特徴です。これにより、従来のDM調査で問題となっていた回収率の低さや、集計作業の手間を大きく減らせます。

オートコールシステムは、医療機関やサロンなどで予約確認を行う際に、利便性と業務の効率化の両面で効果を発揮するツールとして関心を集めています。予約日の前に自動音声でリマインドを行うことで、無断キャンセルや予約忘れのリスクを減らせます。特に、スマートフォンの操作が難しい高齢者にとっては、電話による確認が有効な手段です。

例えば、ある自治体では、ワクチン接種の予約管理にオートコールシステムを導入しました。これにより、予約内容の確認や変更を自動音声で案内し、電話での対応を効率化しています。

また訪問型サービスでも、事前に予約確認を行うことで不在率を下げ、訪問スケジュールを最適化することが可能です。

さらに、回線が混雑している場合でも、コールバック予約機能を使えば対応漏れを予防でき、安定した運用環境を維持できます。

高齢者の一人暮らし世帯が増えている現在、孤独死や急な体調の変化にどう対応するかは大きな課題です。そこで、オートコールシステムによる安否確認が支持されています。オートコールシステムは会話を必要とせず、ボタンを押すだけで回答できるため、会話が難しい状況でも伝達手段として活用できる可能性が生まれます。 
このように、オートコールシステムは日常の見守りから緊急時の連絡まで、さまざまな場面で「安心」を支える有効な方法といえます。

オートコールシステムを導入することで、以下のような多くのメリットが得られます。

・人件費・販促費のコストを抑えられる
・短期間で多くの顧客に発信できる
・一定の品質を保った発信ができる
・従業員の心理的負担を軽減できる

それぞれ詳しく解説します。

オートコールシステムの導入は、アウトバウンド業務の効率化やコスト削減に大きく役立ちます。自動で複数の顧客に同時に電話をかけられるので、多くのオペレーターを用意する必要がなくなり、人件費を大幅に減らせるためです。また、電話応対のための教育やマニュアル作成といった間接的なコストも抑えられます。さらに、通話料は電話がつながったときだけ発生する仕組みなので、無駄な通信費も防げるでしょう。

このように、必要最小限の人員で業務を進められるため、余った人材をほかの部署に配置するなど、組織全体のリソースを有効に活用できます。例えば、テレアポ業務では、オートコールシステムで用件を伝えた後、興味を持った顧客に対応する担当者を少人数だけ配置すれば十分対応可能です。

オートコールシステムを導入すると、従来の手動での電話発信では難しかった大量の架電を、短時間で効率よく行えます。人の手だけでは1日に数百件が限界とされていますが、オートコールシステムなら数十万件もの一斉架電にも対応可能です。また、発信する曜日や時間を指定できるため、顧客が電話に出やすいタイミングを選んで連絡できます。これにより、無駄な通話や非効率な対応を減らせます。

さらに、通話中の顧客の反応を記録する機能も備わっています。例えば、「すぐに電話を切った」「音声案内に従って操作した」といった行動を把握できるため、見込み客を選ぶ際にも役立ちます。加えて、営業時間外でも発信できる柔軟性があるため、より確実にアプローチすることが可能です。

このような特長によって、架電業務にかかる時間や労力を大幅に減らせます。それにより浮いたリソースをほかの業務に回すことで、企業全体の生産性向上にもつながります。

オートコールシステムを導入することで、発信業務の品質を安定して保てます。録音された音声を自動で再生する仕組みのため、オペレーターの経験やスキルに左右されず、常に同じ対応が可能です。

これまでの電話対応では、担当者によって話し方や質問の仕方が異なり、情報の正確さや相手に与える印象に差が出ることがありました。その点、オートコールシステムを使えば、相手の感情や状況に影響されず、必要な質問を確実に伝えられます。そのため、調査や案内業務でも高い信頼性と公平性を保てます。

このように、品質のばらつきを抑え、効率的で正確なコミュニケーションを実現する方法として、オートコールシステムは非常に有効です。 

コール業務には、督促や営業電話など、従業員にとって精神的な負担の大きい仕事が含まれています。特に、断られることが多いテレアポ業務は、強いストレスの原因となり、離職につながるケースも少なくありません。

しかし、こうした業務にオートコールシステムを導入すれば、録音された音声で自動的に初期対応ができるため、従業員は興味を持った顧客への対応に集中できます。その結果、対応しなければならない件数が減るだけでなく、心理的な負担も軽くなり、働きやすい職場環境の整備につながります。

このように、オートコールシステムの導入によって離職率の低下が期待でき、企業にとっても長期的なメリットとなるでしょう。

オートコールシステムは、業務効率化や人件費削減など多くのメリットをもたらす一方で、導入にあたって注意すべきデメリットも存在します。以下では、オートコールシステムを導入する際に考慮すべき主なデメリットを解説します。

・柔軟な対応が難しい
・リストの番号間違いや重複を回避できない
・不自然な音声で通話が切られる可能性がある

オートコールシステムは、録音された音声による一方通行のやり取りが中心となるため、相手の状況に合わせて柔軟に対応することが難しいという課題があります。特に、IVRで番号の入力を求める形式では、操作が複雑だと途中で電話を切られてしまうリスクが高まります。また、人が直接対応する場合のような細やかな気配りが期待できない点も、顧客満足度に影響を与えるかもしれません。

しかし、事前にシナリオを丁寧に設計し、必要に応じてオペレーターへつなげる仕組みを用意することで、こうした課題を補えます。例えば、顧客が特定の質問をしたい場合でも、スムーズに有人対応へ切り替えられる設計にすることで、利便性の向上が図れます。

このように、オートコールシステムと有人対応を組み合わせることで、業務の効率化と顧客への配慮の両立が実現でき、導入による効果を最大限に引き出せます。

オートコールシステムは、登録された電話番号に自動で発信する仕組みです。そのため、リストに誤った番号が含まれていると、そのまま発信してしまいます。オペレーターが事前にすべての番号を確認したり修正したりするのは難しいため、間違い電話や同じ人への複数回の発信が発生しやすくなります。これらのミスは、企業の信頼性を損なう原因となるだけでなく、成果にも悪い影響を与えかねません。したがって、リストを作成する際には、誤った入力や重複がないかを丁寧にチェックすることが大切です。

また、電話番号は時間の経過とともに変わることがあります。例えば、部署の異動や契約内容の変更などで番号が変わる場合もあります。そのため、リストは一度作成して終わりではなく、定期的に最新情報に更新することが必要です。常に新しい情報を反映したリストを管理することが、オートコールシステムの効果を最大限に引き出すポイントです。 

ソクコムでは重複をチェックする機能が備わっており、回避することが可能です。

オートコールシステムは業務の効率化に役立つ方法ですが、録音音声や合成音声に対して不快感を持つ顧客も一定数います。オペレーターが直接電話をかける場合と違い、相手が機械的な応答だと気づいた瞬間、通話を切る心理的なハードルが下がる傾向にあるため、導入時には注意が必要です。特に、音声が不自然だと警戒心を持たれやすく、内容が伝わる前に通話を切られてしまうリスクも高まります。

そのため、発信時には冒頭で要点を簡潔かつ明確に伝えることが大切です。例えば、調査や通知など目的がはっきりしている業務では、オートコールシステムの特性を活かしやすく、相手に負担をかけずに情報を届けられます。音声ガイダンスの設計では伝わりやすさと聞き取りやすさの両方を意識する必要があります。

オートコールシステムは、業務の自動化と効率化に貢献できるツールとして、さまざまな業種で導入が進んでいます。以下、実際の導入事例をまとめました。

・ 催促業務に活用
・リマインドに活用 

・掘り起こし

それぞれ詳しく紹介します。

マネーフォワードケッサイ株式会社では、企業間後払い決済サービスを運営する中で、預り金の通知が見落とされることにより、解消までに時間がかかるという課題がありました。そこで、発信IVR機能を備えた「ソクコム」を導入します。オートコールシステムによる自動通知を活用することで、指定リストのうち15％の預り金を効率的に解消し、反響率も5％と低く抑えられました。その結果、多くの人的リソースを割くことなく、業務の効率化を実現しています。

導入の決め手となったのは、初期費用の安さと柔軟なフロー設計のしやすさでした。直感的に操作でき、カスタマイズ費用も不要な設計となっているため、社内での運用負荷も軽減されています。また、オートコールシステムの認知拡大にもつながり、金融業界における督促業務の新しい可能性を示す好例となっています。 

指定リストのうち15％の預り金解消、反響発生率も抑えて効率的に問題解決へ

株式会社ムーヴでは、イベントや建設、物流などさまざまな現場に対応する中で、アルバイトスタッフとの連絡業務が大きな負担となっていました。特に、スポット契約でスタッフを雇用する場合は、シフトの連絡や就業条件の確認、起床確認など細かな対応が必要となり、電話でのやり取りに多くの時間をとられていたとのことです。

そこで、発信IVR機能を備えた「ソクコム」を導入しました。このシステムは、リマインダー通知を自動化することで、連絡漏れや確認作業の手間を減らし、業務をスムーズに進められます。例えば、起床確認や業務開始前の通知を自動で行うことで、スタッフの定着率向上にもつながっています。

リマインダー通知にも活用！連絡業務の自動化による業務効率化でスタッフ管理の負担軽減へ

オートコールシステムは、電話業務の自動化によって人件費の削減や業務効率化を実現する有効なツールです。テレアポや督促、予約確認、安否確認など幅広い業務に対応できる柔軟性があり、対応品質の均一化や従業員の心理的負担軽減にもつながります。

「ソクコム」のオートコール機能を活用することで、コストを抑えながら業務効率化と従業員の負担軽減の両立が可能です。ぜひ「ソクコム」の導入をご検討いただき、業務の最適化を推進してください。