電話営業を効率化するためには、しっかりとした事前準備の上で架電することが大切です。ここでは、効率的な電話営業に欠かせないテレアポのコツを紹介します。

電話営業を効率的に行うには、まず目的を明確にすることが重要です。具体的には以下のような点に注目しましょう。

新規取引先を開拓し、商談につなげることが目的の場合は、営業先の情報を事前に収集し、自社の製品やサービスがどのように営業先に活かせるのかを効果的に伝えます。また、すでに取引をしている企業への提案や、新しい製品・サービスの紹介が目的の場合は、先に現在の課題や要望の聞き取りを済ませておきます。そのうえで課題解決につながる提案や新しい製品、サービスを紹介する話の展開を準備しましょう。

電話営業の目的を明確にすることで、顧客ニーズに合った効果的なアプローチが可能になります。目的に応じた事前準備を行い、営業先との信頼関係構築に努めましょう。

一方的な説明や、誰に対しても同じ営業トークにならないように注意も必要です。顧客と信頼関係を築けば成約率が上がり、結果として電話営業の効率化につながります。

架電は相手に合わせて適切なタイミングで行うことも重要です。忙しいタイミングや配慮のない時間帯の電話には良い反応をしない人が多いでしょう。一般的に、企業へは始業直後や終業間際、昼食時間帯は避けるのが無難です。電話営業で時間に余裕をもって話を聞いてもらえる時間帯は、企業の場合は「午前10時～午前11時半」「午後2時～午後4時」です。また、個人事業の場合は業務が終わって一段落した就業時間後になります。

架電は相手に合わせて、電話に出やすい曜日や時間帯を把握しタイミングを調整しましょう。

電話営業においては、成約につながりやすい営業先のリストを作成しておくこともポイントです。需要のない相手への電話営業は無駄な時間と労力を費やすことになります。電話営業リストは、交換した名刺や企業のWebサイト、四季報や業界紙、自社サイトの問い合わせ履歴などから作成できます。

自社の商品やサービスに興味をもちそうな企業や個人のリストを作成し、効率的にアプローチしましょう。また、イベントや展示会への参加も効果的です。イベントや展示会に参加した企業は興味のある分野が明確です。会場で担当者と名刺交換した場合、一度接触しているため、後日の電話営業でアプローチしやすいメリットがあります。

なお、営業リストは常に新しい情報にしておく必要があります。1年前の情報では担当者が替わっている可能性があるためです。

架電する前に、FAQを準備しておきましょう。営業相手からの質問に迅速に回答できると、電話の時間が短縮できます。相手の不安や懸念を速やかに解消することで、先方の期待値も上げられます。よくある質問や疑問点、過去に寄せられたFAQから情報を集めましょう。FAQを作る際は、以下3つを意識してみてください。

・どんな営業先にも伝わる言い回しにする

・電話営業の担当者が必要な情報をすぐに検索できる仕様にする

・FAQの分析や更新を継続する

実際にFAQを利用している電話営業の担当者から定期的にヒアリングを行い、内容や仕様を見直し、追加変更を継続することで、さらに営業電話の時間短縮につながるでしょう。

電話営業の効率化には、テレアポシステムの活用が欠かせません。テレアポシステムは電話とコンピューターを融合したシステムで、自動発信や通話記録など営業電話を効率化できる機能を搭載しています。顧客からの着信業務に特化した「インバウンド型」と営業電話業務に効果的な「アウトバウンド型」の2種類があります。

営業電話の効率化につながるアウトバウンド型の代表的な機能は、以下のとおりです。

またテレアポシステムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類の提供形態があります。

「クラウド型」は、自社でサーバーの準備や管理の必要はなく、システムを共有している企業のサーバーにアクセスしサービスを利用します。サーバーの導入コストを抑えられ、すぐにシステムを利用できる点がメリットです。

「オンプレミス型」は自社にサーバーを設置し運用する形態です。必要な機能を自由にカスタマイズできる一方で、クラウド型と比較すると初期費用は高額になります。システム構築に時間を要することやシステム全体の保守管理も自社で行う必要があるため、企業によっては条件と合わず導入が難しいケースもあります。

ここでは、テレアポシステムのなかでも営業業務の効率化が期待できる機能・システムを3つ紹介します。営業電話に伴う作業や工程を自動化できると、時間の短縮や人為的ミスの予防につながります。

クリックコール機能は営業先リストの発信ボタンを押すだけで架電できる機能です。電話番号をそのつど入力する手間が省け、かつより多くの営業先へ架電できるため、大幅な業務効率化が図れます。オペレーターの電話番号の入力ミスも予防できるため、クレーム防止にもつながるでしょう。

PCソフトウォンとは、パソコンに専用のソフトをインストールし通話する機能です。マイクとヘッドフォンが一体となったヘッドセットを使うことで両手作業が可能になり、作業効率の向上につながります。

また、PCソフトウォンの導入は、リモートワークでの電話営業の効率化が実現できます。在宅で電話営業ができれば、多様な勤務形態を可能にし、通勤コストの削減や優秀な人材を確保しやすくなるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

音声自動応答機能（IVR）を使用すれば、単純な問い合わせや受付などを自動化でき、オペレーターの業務効率の向上につながります。また、夜間や休日の営業時間外でも問い合わせに自動で対応できる設定も企業評価に効果的です。

また、受けた電話を逃さず記録できるため、必要に応じて後日架電し、営業チャンスにつなげることもできるでしょう。

自分を肯定し、モチベーションを維持することも必要です。気持ちが沈んでいれば、高いパフォーマンスを残せません。「前回より長く話ができた」「たくさん架電できた」など、小さな成功体験を積み重ねましょう。達成感を味わうために、目標達成シートやグラフなどを活用し、進捗状況を可視化する方法もおすすめです。

チームメンバーや上司からのフィードバックを積極的に受け取り、成長の糧にするのも良いでしょう成長に活かしましょう。電話営業は価値のある仕事です。仲間と協力しながら、モチベーションの維持に努めてみてください。

電話営業を効率化できれば、生産性の向上や営業電話の担当者や顧客の満足度の向上など、さまざまなメリットが期待できます。以下で3つのメリットを具体的に解説していきます。

営業電話の効率化が実現すれば、より多くの営業先にアプローチできるようになり、生産性が向上します。結果として成約率も向上につながり、営業電話の担当者の満足度向上につながるでしょう。

例えば、テレアポシステムを導入した場合、電話番号の入力に細心の注意を払っていた作業がワンクリックです。ミス防止と時間短縮が架電件数アップを生み出すことができます。

また、プレディクティブコールを使用し、応答があったケースのみオペレーターが応答するシステムを利用すれば、待機時間を削減し、架電するストレスを軽減できるでしょう。

電話営業の効率化は働きやすい環境作りにつながるだけでなく、営業電話担当者の離職率を下げる効果も期待できます。

電話営業を効率化するツールやシステムを使用すれば、迅速で丁寧な対応が可能になり顧客満足度が向上します。また、営業リスト管理の使用により、営業先のニーズにあったタイムリーな情報提供が可能です。また架電リスト管理によって、発信が禁止されている営業先への架電を防げるため、トラブル防止につながるでしょう。

営業先情報を一元管理し、過去の対応を確認した上で適切な案内ができれば、営業先に安心感を与えられます。

業務の効率化によって営業先との信頼関係を築くことができれば、リピート率や紹介率も期待できます。顧客満足度の向上は、業績向上と売上増加につながるでしょう。

テレアポシステムを導入すれば、オペレーターの稼働を圧縮可能です。電話営業は事前準備や架電時、電話を切った後などそれぞれの工程において、やるべき作業が多いのが特徴です。ワンクリック発信やPCソフトウェアの利用により、電話番号を押す手間を省略できます。また、営業リストの自動化により、架電先のリストアップの時間を大幅に短縮することも可能です。

テレアポシステムを上手く活用すればオペレーターの負担を減らし、より営業先との対話に注力できるでしょう。

ここでは、効率的な電話営業のために、事前に知っておきたい3つのポイントを紹介します。

電話営業で重要なのは、口調や話し方です。顔が見えず声のみでアプローチするからこそ、話す速度や声の大きさ、抑揚によって相手に与える印象が大きく変わります。早口で声のトーンが低い人よりも、スピードはゆっくり、明るい声の人に親近感が湧きます。

録音した自分の声を確認し、信頼感を与える口調や話し方になっているか確認しましょう。明るくハキハキと話していたつもりでも、電話を通すと実際には異なって聞こえることがあります。

口調や話し方は電話営業において重要なポイントになるため、ロールプレイング研修など取り入れて、電話営業全体の品質向上を目指すことも意識しましょう。

営業担当者は、業務時間の約4割は架電先の検索に時間を要してしているといわれます。質の高い営業先のリストアップは、成約率に直結するためです。テレアポシステムを使い、過去の取引先や条件検索より成約につながる可能性が高い営業先リストを短時間で作成できれば大幅な業務改善につながります。

結果、より多くの営業先に架電できたり、電話営業の振り返りを丁寧にできたり、次につながる時間に割くことができるでしょう。

一般的な電話営業と時間の関係をまとめました。

事前準備に多くの時間を要する電話営業ですが、通話時間の平均は3分程度です。電話を切った後にメモに残す平均時間は7.5分と、通話時間の2倍以上かかっていることが分かります。

短い電話営業の時間をうまく使い、端的に内容を伝えるための準備や、振り返りの時間を大切にする必要があります。

そのためには、システム利用で効率化が大切だといえるでしょう。

ここでは、営業電話を効率的にこなすための心構えについて解説します。電話営業の成約率はBtoBの場合、接点なしで約0.1%～1%、接点ありのケースで5〜10%、BtoCで約1～2 といわれています。断られるケースが多く、モチベーションの維持が難しいと感じる人もいるでしょう。電話営業で成果を上げ続けるため維持、継続するには、断られることが当たり前という心構えも必要です。

ここでは、電話営業を成功に導くための心構えと目標設定を2つ紹介します。

断られた場合、上手くいかなかった理由を分析しましょう。改善点が見つかれば次の成功架電に活かし、成約につなげられます。「アピールを急いでしまった」「声のトーンが低かった」など分析して具体的に書き出してみてください思い当たる点を書き出してみます。レコーダーで会話を録音し、振り返るのも方法も効果的です。分析を繰り返し行う継続し、改善策を考えPDCAを回すことでブラッシュアップされ、成約率アップにつながりますつながる可能性が高まります。

ただし、切り替える気持ちも大切です。断られても落ち込み過ぎず、前向きな気持ちで失敗を振り返りましょう電話営業に取組みましょう。

自分を肯定し、モチベーションを維持することも必要です。気持ちが沈んでいれば、高いパフォーマンスを残せません。「前回より長く話ができた」「たくさん架電できた」など、小さな成功体験を積み重ねましょう。達成感を味わうために、目標達成シートやグラフなどを活用し、進捗状況を可視化する方法もおすすめです。

チームメンバーや上司からのフィードバックを積極的に受け取り、成長の糧にするのも良いでしょう。電話営業は価値のある仕事です。仲間と協力しながら、モチベーションの維持に努めてみてください。

ここでは、電話営業の効率化に関する3つの質問に回答します。

電話営業に適用される法律は「特定商法取引法」です。この法律のなかで「迷惑を覚えさせるような仕方で勧誘をすること」を禁止しています。

令和4年に通達された「特定商取引に関する法律等の施行について」では、迷惑な時間を午後9時から午前8時までと言及しています。

電話営業は、かける時間帯にも配慮が必要です。

電話営業に対する苦手意識を克服するための具体的な方法は、以下のとおりです。

・電話営業が得意な人の真似をする

・トークスクリプトを用意する

・事前にメールなどでアプローチする

電話営業が苦手な人は多い傾向にあります。成約がとれなくても、次回の電話の約束やメールアドレスを聞き出すことができただけで成果です。達成できそうな目標を掲げ、1歩ずつ進んでいくのもよいでしょう。

また、自分一人で改善策を見つけられない場合は、先輩や同僚からのアドバイスをもらうのもおすすめです。

電話営業の効率化には、適切なタイミングでの架電や営業リストの作成、FAOの作成など事前準備が不可欠です。また、テレアポシステムやPCソフトウォン、音声自動応答機能（IVR）の導入により、効率的に業務改善ができるでしょう。

ソクコムはオムニチャネル型コミュニケーションプラットフォームです、「電話」「メール」「SMS」などあらゆる方法で即時にアプローチできるため、幅広い営業活動の実現につながります。

また、ソクコムのIVRは、複数宛に定型メッセージを音声で一斉送信できます。また、あらかじめ決めた時間に架電する予約発信も可能です。

電話営業を効率化させ、従業員や顧客の満足度を上げて業績向上を目指しましょう。