架電とは、ビジネスシーンにおいて「電話をかけること」を指す専門用語です。

とくに、営業活動や顧客サポートの一環として、取引先や顧客に対して電話をかける業務全般を指します。営業の場面では、架電は「テレアポ」と呼ばれ、主に商品の紹介や商談のアポイントを取るためにおこなわれます。

ビジネスにおける架電は、顧客との直接的な接点を作る手段です。とくに新規顧客の開拓において、非常に重要な役割を果たします。また、架電を通じて顧客との信頼関係を築き、その後の訪問や商談につなげることで、成約率の向上が期待されます。

営業における架電業務は、顧客リストをもとに電話をかけ、訪問や商談のアポイントを取得することが主な目的です。

具体的には、リストに記載された顧客一人ひとりに電話をかけ、担当者と直接話をして商品やサービスの簡単な説明をおこないます。その後、相手が興味を示した場合には訪問の日程を取り付けて商談につなげます。

架電業務の基本的な流れを以下にまとめました。

1. 顧客リストを確認して電話をかける
2. 担当者に取りついでもらう
3. 商品の説明をおこないアポイントを取る
4. 相手先に訪問して商談する

営業の架電は電話がつながらなかった場合、すぐ次の顧客へ電話をかけて効率的に多くの相手にアプローチすることが求められます。また、少人数の職場では、一日に数十件から百件以上の電話をかけることもあり、一人ひとりの架電件数が多くなりがちです。

そのため、効率良く業務を進めるための準備や対応が欠かせません。

架電業務は、企業の営業活動において非常に重要な役割を果たしていますが、向き不向きがあります。とくに、電話で顧客にアプローチする業務では、個人の性格やスキルが結果に大きく影響します。

架電業務が向いている人の特徴は、主に以下の4つです。

• 事前のリサーチを入念におこなえる人
• 断られても気持ちを切り替えられる人
• 丁寧で落ち着いたトーンで話せる人
• 相手とのコミュニケーションが取れる人

上記の特徴について詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

架電業務では、電話をかける前に相手先の企業や業界について入念なリサーチをおこなうことが重要です。たとえば「どのようなサービスを提供しているのか」「現在抱えている問題や課題は何か」「業界の動向はどうなのか」などを把握することで、より的確な提案ができます。

効果的なリサーチを通じて、相手が関心を持っているポイントを意識したアプローチが可能になり、成約率を向上させられるでしょう。逆にリサーチが不十分だと、顧客のニーズに沿った提案ができず、アポイントが取れないばかりか相手に不信感を与えてしまう可能性もあります。

そのため、架電業務ではリサーチに時間をかけ、適切な情報を武器にしたアプローチが重要であり、入念な準備を怠らない人がこの業務に向いていると言えるでしょう。

テレアポは架電業務のなかでも顧客に断られることが日常茶飯事であり、そのたびに気持ちを切り替える能力が求められます。たとえば、一日に何十件もの電話をかけたとしても、多くは「必要ない」「今は時間がない」と断られることがほとんどです。そのため、いちいち落ち込んでいては次の架電に影響が出てしまいます。

架電においては、断られるのが普通だと割り切って、すぐに次の顧客へアプローチできるメンタルの強さが必要です。たとえば「次の顧客にはもっと良い提案ができるかもしれない」と前向きに捉えて取り組むことが、成約率の向上につながります。

そのため、断られたことを深く考えずに、冷静に次の行動に移せるメンタルの強い人が、架電業務に向いていると言えるでしょう。

架電業務において、電話越しの相手に対する話し方や声のトーンは非常に重要です。とくに、相手が忙しいと感じている場合や、こちらの営業に警戒心を抱いている場合、落ち着いて丁寧に話すことで相手に安心感を与えやすくなります。

たとえば、焦って早口で話してしまうと、相手に不信感を与えかねませんが、ゆっくりと落ち着いたトーンで話せば、相手もこちらの話を冷静に受け取ってくれるでしょう。また、作り声ではなく、自然体で話すことが相手との信頼構築に有効です。

架電業務では、内容だけでなく相手に安心感を与えられるような話し方が求められるため、丁寧で落ち着いたトーンで話せる人が業務に向いています。

架電業務は一方的に話すだけではなく、相手との双方向のコミュニケーションが鍵となります。相手の反応を見ながら、その場の状況に合わせて話を進めていく柔軟性が求められます。

たとえば、相手が特定の商品に興味を示した場合は、その商品についてさらに詳しく説明するなど、相手のニーズに合わせて対応するのが重要です。逆に、相手が迷っている場合には、その不安を解消するための情報を提供するなど、相手の反応を見極めながら話を進める能力が必要です。

また、質問に対して柔軟に対応し、誠実に答えることが信頼関係の構築につながります。こうしたコミュニケーションを取れる人は、架電業務にうまく馴染めるでしょう。

架電業務をスムーズに進めるには準備が欠かせません。架電する前に準備をしておいた方が良いことを以下に6つまとめました。

• 相手先の企業や業界についてリサーチする
• 成約率の高い見込み顧客リストを作成する
• トークスクリプトを作成する
• ネガティブな反応に対応するためのトークを用意する
• 改善点や反省点を振り返って次に活かす
• ロールプレイングを通じてトークスキルを向上させる

それぞれ詳しく解説するので参考にしてください。

架電業務では、電話をかける相手の企業や業界について事前にリサーチをおこなうことが重要です。たとえば、相手の企業が直面している課題や、その業界の最新トレンドを把握しておくことで、会話の内容をより効果的に進められるでしょう。

リサーチが不足していると相手に対して不信感を与える可能性があり、信頼関係の構築にも影響を与えます。事前にしっかりと情報を収集しておくことで、顧客に適切な提案ができます。

さらに、相手のニーズに応じた適切な提案をおこなうことで、商談の確度を高めて競合との差別化を図ることも可能です。リサーチを十分におこなえば、相手との会話がスムーズになり、成約率が高まるでしょう。

無駄な架電を減らして効率的に営業活動をおこなうためには、成約率の高い見込み顧客リストを作成することが大切です。たとえば、過去に取引があった企業や、以前に興味を示した顧客をリストに加えることで、成約の見込みが高まります。

見込み顧客リストを作成しておけば、架電の際に優先順位をつけてアプローチでき、無駄な労力を減らせるでしょう。結果的に、少ない労力で大きな成果を上げられる効率的な営業活動が可能になります。

また、定期的にリストを見直して最新の顧客情報を反映させることで、効果的な営業活動を継続でき、時間のロスを防ぐことにもつながります。

架電業務をスムーズに進めるためには、あらかじめトークスクリプトを作成しておくことが重要です。トークスクリプトがあれば、話の流れを確認しながら要点を簡潔に伝えられるため、電話中でも焦ることなく進められます。

たとえば、顧客の関心を引くための導入部分や商品やサービスのメリットを強調するポイントを事前に考えておくと、効果的な提案ができるでしょう。

トークスクリプトは、会話の質を向上させるための重要なツールです。さらに、異なる状況や顧客の反応に応じた複数のトークスクリプトを用意しておけば、さまざまなシチュエーションでの架電にも適応できます。

架電業務では、顧客からネガティブな反応を受けるケースが少なくありません。

「今は必要ない」「予算がない」といった反応に対して、事前に切り返しのトークを準備しておけば、失注率を下げられるはずです。

たとえば「今後の参考として一度お話を聞いていただけませんか？」や「将来的に役立つかもしれないのでご検討いただければ幸いです」といった柔軟な切り返しが求められます。

ネガティブな反応に対しても冷静に対応できるトークを準備しておけば、成約のチャンスを逃さずに済みます。また、顧客の拒否反応に対して過度に焦らず冷静に対処すれば、信頼関係を損なうことなく、次のステップに進む可能性を高められるでしょう。

架電業務が終わった後は、自分のトーク内容や顧客の反応を振り返り、改善点や反省点を見つけることが大切です。PDCA（計画・実行・評価・改善）のサイクルを回しながら、次回の架電に向けて改善を重ねることで、徐々にトークスキルが向上し、成約率も高まっていきます。

とくに、同じ失敗を繰り返さないよう、次回に向けた対策をしっかりと練ることが重要です。たとえば、うまくいかなかった部分を他の成功事例と比較して分析することで、次回のトークに反映させられます。

振り返りを習慣にすることで、より効果的なアプローチができるようになり、架電業務全体の効率向上にもつながるでしょう。

架電業務で成果を上げるためには、実際の会話を想定したロールプレイングが効果的です。ロールプレイングを通じて、相手の反応を見ながら話の流れをスムーズに進めるトレーニングができます。

たとえば、同僚や上司に架電業務の相手役をしてもらい、実践形式での練習を実施することでトークスキルの向上を図ります。

定期的にロールプレイングをおこなうことでトークの精度が上がり、実際の場面でも冷静に対応できる力を磨けます。異なる顧客タイプやシチュエーションに応じた柔軟な対応力を身につけることで、より高い成約率を目指せるでしょう。

架電業務で成果を上げるためには、いくつかの重要なコツを押さえておくことが大切です。

とくに以下の7つのポイントが効果的です。

• 第一印象を大切にする
• 聞き取りやすい声のトーンとスピードを意識する
• 用件を簡潔に伝える
• 一方的に話さず、コミュニケーションを意識する
• 営業感を出さない言葉遣いを心がける
• 相手にメリットをイメージさせるトークをする
• つながりやすい時間帯を選んで架電する

上記のコツについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

電話口でしっかりと自分の名前や会社名を名乗り、丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に不信感を与えずスムーズな会話のスタートを切れます。

電話を受ける側は最初の数秒で相手の印象を判断しがちです。そのため、声のトーンや挨拶の言葉選びも含め、第一印象をしっかりと意識することが重要です。最初に「〇〇株式会社の△△と申します。本日は御社の〇〇についてご提案させていただきたくお電話しました」といった丁寧な言葉遣いで始めることで、相手に安心感を与えやすくなります。

第一印象が良ければ、その後の会話も円滑に進み、成約率を高められるでしょう。逆に、第一印象が悪ければ、最初から相手が話を聞く態度を取らない可能性があるため、注意が必要です。

架電時には、声のトーンや話すスピードも大きな要素です。明瞭で落ち着いたトーンで話せば相手が聞き取りやすくなり、安心感を与えられます。

とくに、忙しい相手に対してはゆっくりと明瞭に話すことで、内容が伝わりやすくなります。話すスピードが速すぎると相手が内容を理解できず、逆にゆっくりすぎると相手にストレスを与えてしまうため、適切なペースで話を進めましょう。

また、相手の反応に合わせて話すペースを調整し、相手の理解度に合わせたトークを心がけると、信頼感が築かれて成約率が向上します。

架電業務では、限られた時間内に相手へ必要な情報を伝える必要があります。とくに忙しい相手には、時間を無駄にさせないため用件はできるだけ簡潔に伝えましょう。

たとえば、受付担当者が最初に対応する場合、話が長くなると興味を持たれにくくなり、電話を切られてしまう可能性があります。そのため「〇〇に関するご提案でお電話させていただきました。ご担当者様はいらっしゃいますか？」といった要点を明確に伝え、簡潔に話すことが求められます。

用件がスムーズに伝われば、相手もその後の話を聞く姿勢に入りやすく、会話が進みやすくなるはずです。また、会話の中で要点を整理して必要以上に長引かせないようにすると、相手に好印象を与え、商談に進む可能性が高まります。

架電業務では、一方的に話すのではなく、相手との双方向のコミュニケーションが大切です。一方的なトークでは、相手にとって「押し売りされている」と感じられ、話を聞いてもらえなくなることがあります。

相手の意見や反応を確認しながら会話を進めることで、自然な信頼関係を築けるでしょう。たとえば「いかがですか？」や「ご質問はありますか？」といった質問を挟むことで、相手とのコミュニケーションを取りながら話を進められます。

また、相手の話に耳を傾け、興味を示しているポイントにフォーカスして話を展開することも効果的です。双方向のコミュニケーションを意識して、相手の反応に応じて対応することで、商談へのスムーズな誘導が可能です。

架電業務では、営業感が強すぎると相手に警戒され、話を聞いてもらえないケースがあります。そのため、押し売りのように感じられないように、相手に配慮した言葉遣いを心がけることが大切です。

たとえば「ぜひ導入してください」という強い表現ではなく、「ご検討いただければ幸いです」といった柔らかい表現を使うと、相手に安心感を与えられます。

架電業務では、相手に興味を持ってもらうために、自社商品やサービスがどのようなメリットを提供できるのかを具体的に伝える必要があります。単純に商品やサービスを説明するだけでなく、相手が抱える課題や悩みに対して、どう役立つかを明確にイメージさせることがポイントです。

たとえば「この商品は御社の〇〇という課題解決に役立ちます」というように、相手が得られる利益や、業務効率化など具体的なメリットを示すトークを用意しておくと効果的です。

顧客のニーズに合わせたメリットを提示することで、相手に「この商品は必要だ」と感じてもらえる可能性が高まります。相手が自分にとって有益だと感じれば、話を聞いてもらえるだけでなく商談や成約に進むチャンスも広がるでしょう。

架電業務で結果を出すためには、電話をかける時間帯も重要な要素です。適切な時間帯に架電することで、担当者と直接話せる確率が大幅に上がります。

たとえば、昼休みや終業間際などの忙しい時間帯を避け、業務が落ち着いている時間を選ぶことが成功のポイントです。午前中の早い時間帯や、昼休み明けの13時から14時ごろは、比較的担当者が落ち着いている時間帯と言われており、この時間を狙って架電すると話を聞いてもらえる可能性が高まります。

相手の都合を考慮し、適切なタイミングで連絡を入れることが、商談や成約につながる重要な要素となるでしょう。

架電業務を効率的に進めたいと考えている企業には、「ソクコム」の導入がおすすめです。ソクコムは、テレアポやその他の架電業務をサポートするための機能を豊富に備えており、少人数で多くの架電をこなす際にも効果的に成果を上げられます。

とくに、オートコール機能や顧客リストの一元管理など、架電業務において負担が大きくなりやすい部分を自動化することで、効率化を図ることが可能です。たとえば、ソクコムのオートコール機能では、顧客リストをもとに自動で電話をかけられるため、一件ずつ手動で電話をかける必要がありません。

また、自動音声を利用して商品の紹介やサービスの案内を自動でおこない、顧客が興味を持った場合に折り返し電話を促す仕組みが整っています。

オートコール機能を活用すれば、架電業務にかかる時間を大幅に短縮しつつ興味のある顧客にのみ対応することで、従業員の負担を減らしながら成約率を高められるはずです。

少人数で効率的に多くの顧客へアプローチをしたいと考えている企業担当者は、ぜひ「ソクコム」の導入を検討してみてください。

架電業務を成功させるためには、事前のリサーチやトークスクリプトの準備、相手とのコミュニケーションを意識することが大切です。丁寧で落ち着いたトーンを心がけ、相手にメリットをイメージさせることで信頼を得て成約につなげられます。

また、常にトークスキルの振り返りやロールプレイングによる改善も欠かせません。こうした基本的なコツを押さえることで架電業務の効率は上がりますが、さらに効率化を目指すなら、ツールの導入も効果的です。

「ソクコム」を導入すれば、少人数でも多数の顧客に効果的にアプローチでき、業務の負担を軽減しながら成約率を高められます。架電業務をできる限り効率化して、少しでも成約率アップを狙っていきましょう。