電話対応におけるメモ取りは、ビジネスの場において相手からの信頼を維持するためにも非常に重要です。また、電話対応をスムーズにおこなうためには、電話対応しやすい環境を整えておくことも大切です。

ここでは、電話対応におけるメモの重要性や、メモを取りやすくするための事前準備について詳しく解説します。

電話対応は口頭でのやり取りになるため、記憶に残りにくいものです。そのため、電話で聞いた話を忘れてしまわないためにメモを取る必要があります。メモを取ることで、後から会話の内容を確認して伝言やアクションを起こせます。

とくに、電話をかけてきた相手の会社名や連絡先、担当者の名前については、後から確認することが多いため、メモを残しておくことが大切です。また、メモを取っておかないと、後から情報の抜け漏れや伝達ミスが起こる原因となりクレームにつながる可能性もあります。

正確なメモを取っておけば担当者へ引き継ぎする際にも情報伝達がスムーズになるため、仕事の質も向上します。電話対応におけるメモの重要性は、ビジネスの信頼性を高めるためにも重要です。

電話対応中に精度の高いメモを取るには、事前の準備が欠かせません。まずは手元にボールペンとメモ帳を用意しておきましょう。手元にすぐ書くものがあることで、電話でメモを取らないといけない場面で瞬時にメモを取り始められます。

次に大事なのは、利き手と逆の手を使って電話の受話器を取ることです。その際、利き手と逆方向に電話機を配置しておけば、電話を取りながら利き手でメモの準備ができます。

また、電話対応が多い職場の場合は、ヘッドセットの利用がおすすめです。ヘッドセットを使えば両手が使えるため、メモの取りやすさがさらに向上します。

事前の準備をしっかりおこなえば電話対応中も落ち着いてメモを取れるため、正確に必要な情報をまとめられるはずです。

電話対応でメモを取る際には以下の5つの情報を押さえておきましょう。

• 相手から電話がかかってきた日時
• 相手の会社名と担当者の名前
• 折り返し時の連絡方法の希望
• 電話をかけてきた用件
• 折り返し先の連絡先

上記の5つの情報さえ押さえておけば、後でわかりやすく情報整理できるため、正確な担当者への情報伝達が可能になります。

以下で、それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

相手から電話がかかってきた日時は忘れずメモしてください。終話後でも構わないため、「いつ」「何時にかかってきたか」を必ず記録しておきましょう。

電話がかかってきた日時を記録しておけば、折り返しする際に相手をどれだけ待たせたのか判断するのに役立ちます。折り返しする際には日時を確認して、長時間待たせている場合は「大変お待たせいたしました」などと一声添えると丁寧な印象を与えます。

また、日時を記録しておけば、後からトラブルが発生した際に時系列を把握するのにも役立つはずです。ビジネスの場では、スピーディーかつ正確な対応が求められるため、メモの精度を上げるためにも日時をメモしておきましょう。

電話対応の基本中の基本として「相手の会社名」「担当者の名前」は必ず押さえておきましょう。相手の会社名や担当者の名前のメモを怠ると、担当者へ正確な情報が伝わらなかったり、折り返しの際に相手に不信感を与えたりしてしまうかもしれません。

とはいえ、電話対応中の雑音、滑舌の悪さなどが理由でうまく聞き取れないこともあるでしょう。そのような場合は、終話前に再度会社名と担当者の名前を確認すると、自然に聞き出せます。

相手の会社名と担当者の名前を間違えると不快感を与える恐れがあるため、もし聞き取れなかった場合でも聞き取れるまでしっかり確認しましょう。

基本的に相手から電話がかかってきた際には会社名と担当者の名前を名乗ってもらえます。しかし、もし相手が名乗らなかった場合は最初に確認しておくと確認漏れを防げます。

電話対応中に、担当者が不在ですぐ電話をつなげない場合は、相手に折り返しの連絡手段を確認しておきましょう。基本的にこちらが相手に折り返す旨を伝えますが、場合によっては電話以外の方法で連絡を希望される場合もあります。

その際は電話かメールなど、どの方法で連絡を希望しているのかを忘れずメモしておきましょう。たとえば、メールでの連絡を希望しているのに電話をかけてしまうと、相手が不在の可能性があり、連絡がつくまでに無駄な時間がかかってしまいます。

しっかり確認しておけば、スムーズな折り返し対応ができて無用なトラブルを避けられます。迅速な対応をおこなうためにも、折り返しの連絡方法は必ず確認しておきましょう。

相手が電話をかけてきた用件についても、しっかりメモを取っておく必要があります。何の用件で電話をかけてきたのかをメモしておかないと、担当者への引き継ぎが中途半端になってしまうからです。

用件をメモする際は、要点を簡潔にまとめると担当者への伝言がスムーズになります。逆に、話の内容をすべて詳細にメモしようとすると、メモを見たときに情報量が多すぎて何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。

たとえば、相手からの依頼内容や相談、伝達事項をシンプルにまとめておけば、後から見返した際にも理解しやすいはずです。電話が終わった後は、必要に応じてメモを清書し、わかりやすく整理しておきましょう。

メモの精度を高めることで、担当者が相手に折り返した際に話がスムーズに進みやすくなります。

担当者が不在ですぐ電話をつなげられない場合、必ず相手の連絡先を確認しましょう。場合によっては、かけてきた番号以外の番号に折り返しを求められる可能性があるためです。

正しい折り返し先を確認しておかないと、折り返した際に担当者につながらず、迷惑がかかります。信頼関係にも影響が出る可能性もあるため、終話前に必ず折り返し先の連絡先を確認する癖をつけましょう。

電話対応のメモの取り方や効率化のテクニックを覚えておけば、聞き間違いや聞くべき情報の抜け漏れを防げます。

主に以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

• 電話中に取るメモは走り書きでOK
• 重要な情報は必ず復唱して確認する
• 電話が終わった後メモを清書してわかりやすく整理する
• 電話対応用のテンプレートを作成して活用する

それぞれのポイントについて以下で詳しく解説するので、参考にしてください。

電話対応中は、相手の話を聞きながら素早くメモを取る必要があります。そのため、メモは走り書きで構いません。ただし、走り書きをする場合は後から読み返した際に内容が理解できるようにしておきましょう。字が汚すぎて読み返せないのでは、意味がありません。

電話が終わった後にメモを清書すること前提で、必要な情報だけ短く走り書きしておくのがコツです。すべての会話をメモしようとすると、逆に聞き漏らしが発生するかもしれないので、要点に絞ってメモしましょう。

電話対応時には、必ず聞いておかなければならない重要な情報があります。特に先述した「相手の会社名」「担当者名」「連絡先の電話番号」については、間違いがないように復唱して確認しましょう。復唱する癖をつけておけば、メモの間違いがなくなり、後からトラブルになるのを防げます。

電話対応が終わった後、走り書きしたメモを清書して内容を整理しておきましょう。清書をすれば、他の担当者へ内容を引き継ぐ際に役立ちます。電話内容を整理すると、後からメモを見返した際に内容を把握しやすくする効果もあります。

また、メモを見直すことで、忘れがちな小さなポイントにも気づきやすくなり、より正確で丁寧な対応が可能です。清書の際には重要なポイントを強調して書くなど、見やすさにも工夫しましょう。

メモの効率を図るには、あらかじめ電話対応用のメモのテンプレートを用意しておくと効率的に必要な情報をメモできます。テンプレートには「相手の会社名」「担当者の名前」「連絡先」「折り返し手段の希望」「用件」など、必要な情報を記入する欄を設けておきます。

テンプレートを用意しておけば、電話対応の経験が浅い従業員が電話に出たとしても、必要な情報をスムーズに聞き出せるはずです。自社に合わせたテンプレートを用意して、日常の電話業務に活用してください。

電話対応のメモは、担当者に必要な情報を正しく伝えるために重要です。しかし、メモには取引先との重要なやり取りの内容が含まれていることもあり、リスクも存在します。

ここでは、メモを取る際の注意点や、安全な保管方法について詳しく解説します。

メモ用紙は、A4用紙などと比べると非常に小さいため、紛失しやすい可能性があります。とくに、電話対応中に取ったメモは机の上に放置されたり、他の書類と混ざってしまったりして、紛失や情報漏洩のリスクがあります。

メモを取った後は「早めに担当者に引き継ぐ」「定位置に保管する」などの方法で紛失しないように工夫しましょう。

担当者へ引き継ぎが終わった後は、シュレッダーにかければ、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

メモを保管する場合、保管する量が多いと溜まってしまい探しづらくなる可能性があります。とくに、電話対応が頻繁にある職場では、メモが増えやすいため、こまめな整理整頓が欠かせません。

また、保管したメモが増えると、その分情報漏洩のリスクも高まります。定期的にメモを見返して、必要ない情報はシュレッダーするなど、メモを減らしていくことも大切です。

可能であれば、メモをデジタル化することで必要なときに必要な情報を検索でき、メモ用紙の紛失による情報漏洩リスクもなくなります。

電話対応中に、なかなか相手との会話に対してうまくメモが取れないと悩んでいる方もいるでしょう。そこで、電話対応中にメモが追いつかない場合の対処法を5つご紹介します。

• 要点だけをメモに絞ることで時間を短縮する
• こちらがゆっくり話を進めて相手にペースダウンを促す
• 聞き逃した場合は遠慮せずに聞き直す
• 最後に復唱して正確に確認する
• 通話を録音することでメモ漏れを防ぐ

以下でそれぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

電話対応中にすべての会話をメモしようとすると、話のスピードについていけず重要な話を聞き漏らしてしまう可能性があります。電話対応中のメモは、会話の要点に絞ってメモするようにしましょう。

具体的には「相手の会社名」「担当者の名前」「用件」など、必要最低限な情報に絞ってメモを取るのがおすすめです。必要最低限な情報のみメモすることで、会話に集中できます。

また、要点を絞ってメモしておけば、後から見返したときにも簡単に内容を把握できるはずです。普段からメモする際は、重要な情報のみに絞って簡潔に内容をまとめる癖をつけて、電話対応の質を向上させましょう。

メモが追いつかない理由の一つに「相手が早口で、メモを取る余裕がない」ことが挙げられます。頑張ってメモをしようとするあまり、重要な内容をメモしきれない可能性があります。

そのような場合は、自分がゆっくり話すことで、相手にペースダウンを促すのがおすすめです。具体的には、自分がメモを取りながら話を進めていくことで、自然に相手にもペースに合わせてもらえます。

また、「すみません、少しお待ちください」など一言添えれば、相手に待ってもらうことができ、落ち着いてメモを取れます。

ペースダウンをしてもらう際には、相手に伝える際の丁寧な言葉選びにも気を配りましょう。電話対応の質を高めつつ、しっかりメモを取るためにも自分からリードして話のペースを調整してみましょう。

電話対応中に重要な内容がうまく聞き取れなかった場合、相手に遠慮することなく聞き直すことが大切です。なぜなら、連絡先や担当者の名前など、ミスが許されない情報については、正確に把握しておく必要があるからです。もし連絡先や相手先の名前を間違ってしまうと、信頼関係にも影響が出ます。

電話が雑音で聞き取りづらかったり、相手が早口の場合もあったりします。その際は「大変申し訳ありません。もう一度仰っていただいてもよろしいでしょうか？」など、配慮のある言葉選びをすれば、問題なく再確認できます。

聞き逃しをそのままにしておくよりも、素直に聞き取れなかったことを伝えて正確な情報を残すことは、将来的に相手の信頼を勝ち得ることにもつながります。大切なのは、スムーズに話を終わらせるよりも、情報の正確性を重視して、必要な情報を確実にメモすることです。

電話対応中にメモした情報を最後に復唱すれば、メモした内容が間違っていないことを相手とダブルチェックできます。終話前に相手へ「用件」「会社名」「担当者の名前」「折り返しの連絡先」を確認して、情報の間違いや認識の齟齬を確実に防ぎましょう。

とくに取引先の重要な情報や、担当者への伝言を受け取る際には復唱が重要です。また、復唱することで、相手に対しても話した内容がしっかり伝わっていると安心感を持ってもらいやすくなります。

復唱を癖づけて、メモの精度を高めて電話対応のクオリティを高めていきましょう。

電話対応が多い職場で、メモを取るのが苦手な従業員が複数いる場合、メモ漏れを防ぐのは急務です。メモ漏れの対策をしても抜け漏れが起きる場合は、通話の録音を検討することをおすすめします。

録音を活用すれば、電話終了後に通話の内容を再度確認できます。とくに、電話中に複雑な内容を話す場合が多い企業では、録音が役立つでしょう。また、録音を通じてメモを取る際のポイントも後から振り返りができます。

通話を録音するには、録音機能を備えたツール活用がおすすめです。導入費用やランニングコストは発生しますが、電話の応対品質向上を目指すなら導入して損はないでしょう。

ただし、録音をおこなう場合は、相手にその旨を伝える必要があります。録音を効果的に活用して、電話対応の品質やメモの精度向上を目指しましょう。

電話対応のメモを効率化するなら、通話の録音機能が備わったツールを利用するのもおすすめです。ツールを利用すれば、電話対応中のメモが苦手な従業員が多くても後から正確な会話内容を確認できます。

通話録音機能が搭載されたツールを検討する際には「ソクコム」がおすすめです。ソクコムは、「電話」「メール」「SNS」などのコミュニケーション手段を一元化したオムニチャネル型コミュニケーションプラットフォームです。

ソクコムはクラウド型のため、オフィスなどに設備を設置する必要のあるオンプレミス型と比べて導入費用も少なく、必要な機能のみ組み合わせられるためコスト削減できます。

電話対応中のメモが正確にまとめられなくて困っていたり、今よりも電話対応品質を向上させたいと考えていたりする場合は、ぜひソクコムをご検討ください。

電話対応中のメモを正確に取るためには、事前準備が欠かせません。たとえば、聞き手と逆の手で受話器を取れる場所に電話機を配置したり、手元にメモ用紙を用意しておいたりすると慌てずメモを取り始められます。

メモを取る際には、相手の会社名などの要点に絞って正確な情報を書き残すことが大切です。聞き漏らしが多いと悩んでいる方は、テンプレートを活用して必要な情報を書く項目を用意しておくと安心です。

もし、メモを聞き漏らしてしまうことが多かったり、後から会話の内容を振り返りたかったりする場合は「ソクコム」などのツール利用も検討してください。スムーズな電話対応ができると、相手からの信頼も高まるはずです。