会社に間違い電話がかかってきた際には、相手が間違いに気づいていない場合が多いため、冷静で丁寧な対応が必要です。適切なビジネスマナーを守って対応すれば、会社の印象を損なわず、スムーズなやり取りが可能です。

たとえば「こちらは〇〇株式会社ですが、△△という者は在籍しておりません。おかけ間違いではないでしょうか？」などと丁寧に説明するのがよいでしょう。また、相手に再確認してもらうために「よろしければお電話番号をご確認いただけますか？」と優しく促すと、スムーズに間違いを指摘しやすいです。

万が一、こちらが間違えて電話をかけてしまった場合は「申し訳ありません。お電話をかけ間違えてしまいました」と素早く謝罪し、速やかに電話を切りましょう。相手の時間を奪わないような配慮が大切です。

自社への間違い電話が続く場合でも、電話対応は会社の第一印象を左右する大切な業務です。面倒だからと雑な対応をせず、丁寧さを心がけましょう。

間違い電話への正しい対応は、個人の電話対応力を向上させるだけでなく、会社全体の信用にもつながる重要なスキルと言えます。

会社に間違い電話がかかってくる理由としては主に以下の3つが考えられます。

• 相手のかけたい電話番号が自社と似ている
• 自社と似た社名の電話番号とかけ間違えている
• 過去に別の企業が使っていた電話番号を割り当てられた

それぞれの理由について以下で解説します。

自社の電話番号が相手のかけたい番号と似ている場合、間違い電話が発生しやすくなります。たとえば、末尾の番号が1桁だけ違う場合や、番号全体の並びが似ている場合などが典型的な例です。

このようなケースでは、相手が電話帳を使用せずに手入力で番号を押している可能性が考えられます。特に番号が似通っていると、一度間違えると記憶の中で固定され、繰り返し間違った番号を入力されるリスクもあります。

この問題への対策として、番号の確認を依頼するフレーズをトークスクリプトに盛り込むなどの準備が有効です。

日本国内の法人数は百万社以上と言われており、類似した社名の企業も多いです。そのため、似た名前の企業に連絡を取ろうとして、自社に誤って電話がかかってくるケースが発生します。

たとえば「〇〇テクノロジー株式会社」と「〇〇テクノス株式会社」のように、名前が一部似ていると、インターネットで検索して見つけた番号が間違っている場合があります。

このような場合は冷静に「こちらは〇〇株式会社ですが、どちらにおかけでしょうか？」と確認し、誤解を解く対応が重要です。

会社の電話番号は、新規に取得しても過去に他の企業が使用していた番号が再利用される場合があります。このケースでは、前の利用者に関係する取引先や顧客からの電話が自社にかかってくる可能性もあるでしょう。

たとえば、前にその番号を使用していた企業の顧客や取引先が、古いデータをもとに電話をかけてくるケースが考えられます。頻発する場合は、業務への支障やストレスを感じる場面も増えるでしょう。

このような状況を防ぐには、電話番号取得時に再利用された番号か確認します。また、対応が頻繁に発生する場合は、番号変更を検討するのも有効です。

間違い電話は1ヶ月に数回程度であれば、対策の必要はないでしょう。しかし、あまりに頻繁にかかってくるようであれば、自社に対して以下の5つの悪影響を及ぼす可能性があります。

• 業務が中断され従業員の集中力が途切れる
• 本来受けられるはずの電話が受けられなくなる可能性がある
• 従業員のストレスがたまる
• 個人情報観点でのリスクがある
• 無駄な通話料が発生する

それぞれの影響について以下で解説します。

間違い電話は、業務を中断させ、従業員の集中力を削ぐ原因となります。電話が鳴れば、顧客からの重要な連絡である可能性を考え、対応しなければなりません。

しかし、いざ出てみると間違い電話だった場合、その分の時間と集中力が奪われます。特に、電話対応に追われる業務環境では、このような中断が積み重なることで作業効率の低下につながるでしょう。

また、頻繁に間違い電話がかかってくる場合、従業員が業務のリズムを崩され、生産性が落ちる恐れもあります。適切な対策を講じて、こうした悪影響を抑えることが求められます。

間違い電話が頻繁にかかってくると、他の重要な電話に出られなくなるリスクがあります。会社の電話回線が1本である場合、間違い電話の対応中に別の顧客や取引先からの電話がかかってきても対応できません。

結果として、本来ならば受けられるはずの問い合わせや商談が損失する恐れがあります。特に商談や契約の打ち合わせが多い業務では、信頼を損ねる可能性が高まります。

間違い電話を減らすための仕組みを導入し、重要な連絡を逃さない体制を整えることが必要です。

間違い電話が続くと、従業員のストレスがたまります。電話が鳴るたびに対応しなければならず、結果的に無駄な時間を取られる状況が続くと、精神的な疲労が増すでしょう。

頻繁に間違い電話がかかってくる職場では「また無駄な電話かもしれない」といったネガティブな意識が芽生え、電話対応への意欲が低下する場合もあります。

適切な対策を講じることで、従業員のストレスを軽減し、業務環境を整えることが重要です。働きやすい環境は、業務の質を向上させる鍵となります。

間違い電話が個人情報漏えいのリスクを引き起こす場合があります。たとえば、電話をかけた相手が間違いに気づかず、取引先の名前や住所などの個人情報を話し始めるケースが考えられます。

受け手としても、その情報を意図せず知ってしまうことで、情報漏えいのリスクを抱える可能性があります。さらに、相手が詐欺のような悪意を持っている場合、会社の情報が引き出される危険性も考慮しなければなりません。

間違い電話を適切に処理する仕組みを作り、不要なリスクを最小化することが求められます。

間違い電話が頻発すると、無駄な通話料が発生する場合があります。特に、フリーダイヤルを使用している会社では、この影響が顕著です。「0120」「0800」といったフリーダイヤルは「着信課金番号」となり、着信を受けた側に通話料が発生する仕組みです。

1回あたりの通話料は少額でも、頻度が高ければ月々のコストに大きな差が生まれます。そのため、間違い電話を防ぐ仕組みや、特定の番号を着信拒否するなどの対策を講じることが重要です。無駄なコストを削減することで、業務効率化につながります。

会社に間違い電話や迷惑電話がかかってきて、業務に支障が出ている場合は以下の3つの対処法で改善できます。

• 特定の電話番号からの発信は電話に出ない
• 番号を指定して着信拒否する
• IVR（自動音声案内）を利用する

それぞれの対処法について以下で解説します。

間違い電話が特定の番号から頻繁にかかってくる場合、その番号を共有して電話に出ない対応を徹底するのも有効です。間違い電話とわかっている電話に対してわざわざ対応を行う必要はありません。従業員全員が番号を把握しておけば、無駄な電話対応を減らせます。

また、発信者が同じ番号で何度も間違い電話をかけてくる場合は、その背景を確認することで、必要に応じた対策をとれます。

ただし、顧客や取引先との重要な電話を見逃すリスクがあるため、この方法は限定的に使用するべきです。長期間、頻繁にかかってくる場合は、全社で情報を共有し、対応方針を明確にしておくことが重要です。

間違い電話が執拗にかかってくる場合は、着信拒否するのが効果的です。電話機やクラウドPBXの機能を活用すれば、指定した番号を着信拒否できます。

間違い電話や迷惑電話がかかってきた際に番号を控えておき、着信拒否リストに追加すると、今後その番号からの電話をブロックできます。これにより、業務の中断による従業員のストレスを最小限に抑えられます。

ただし、着信拒否の設定をする前に、誤って重要な電話番号をブロックしていないか、確認することが求められます。慎重な運用を心がけましょう。

IVR（自動音声案内）は、間違い電話や迷惑電話への対策として有効です。電話がかかってきた際に、最初に自動音声で案内を挟むことで、間違い電話を早い段階で気づかせられるでしょう。

たとえば、冒頭で「こちらは〇〇株式会社です。〇〇の用件の方は1番を〜」といったガイダンスを流せば、相手が番号を確認し直すきっかけとなります。

また、迷惑電話に対しては、自動音声が接続までに時間を要する仕組みを利用することで、今後電話をかけてこなくなる効果も期待できるでしょう。

「ソクコム」でもIVR機能を提供しており、間違い電話に悩んでいる場合は、対応負担を軽減できます。現状の電話機に間違い電話を撃退する効果的な機能がついていない場合は、ソクコムのようなツール導入も検討してみるとよいでしょう。

間違い電話は、業務効率を妨げるだけでなく、従業員のストレスや重要な電話を逃すリスクにもつながります。こうした問題を解決するには、適切なツールの導入が効果的です。

「ソクコム」には、迷惑電話防止機能や通話録音機能が備わっており、間違い電話への対応を効率化できます。IVR（自動音声案内）を利用すれば、初期段階で間違い電話を気づかせたり、迷惑電話の対応を軽減したりすることも可能です。

また、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携することで、顧客情報を一元管理し、電話業務の効率化を図れます。

間違い電話にお困りの方は、ぜひソクコムのサービスをご検討ください。

間違い電話は、多くの企業にとって避けられない問題です。しかし、正しい対応や効果的な対策を講じることで、業務への影響を最小限に抑えられます。

丁寧な対応を心がけつつ、電話対応にストレスを感じる頻度を減らすためにも「ソクコム」のようなツールの導入は有効な手段です。効率的な電話対応を実現し、業務の円滑な進行に役立ててください。