オートコールとは、あらかじめ録音した音声やIVR（自動音声機能）を使ってシステムが自動的に電話を発信する機能です。多くの顧客に対して効率的に電話をかけられ、折り返しの電話に対応しているのも特徴です。そのため、多くの企業で導入が進んでいます。

たとえば、テレアポ業務において、多数の顧客に架電するのは大きな負担になったり、モチベーション低下にもつながりやすかったりします。オートコールを活用すれば、少人数の職場でも多くの顧客にアプローチできるため、業務効率化が可能です。

オートコールと似たシステムとして「プレディクティブコール」が挙げられます。プレディクティブコールは、顧客リストにある複数の電話番号に対して一斉に電話をかけられます。

オートコールは1件ずつ発信していくため、プレディクティブコールと比べると効率が落ちる点はデメリットです。その代わり、電話対応する従業員の人数を超えて電話がつながってしまうリスクを抑えられます。

プレディクティブコールの詳細については「プレディクティブコールとは？メリット・デメリットや導入するポイントを解説」で解説しています。あわせてご覧ください。

オートコールは多くの業務で効率化を図るために活用されています。とくに、人手でおこなうと負担が大きく時間のかかる作業を自動化することで、業務効率化と従業員の負担削減を同時に実現できます。

オートコールを使って効率化できる主な業務は、以下のとおりです。

• テレアポ業務
• 未納料金の支払督促
• アンケート調査
• 高齢者の見守りサービス
• 予約日のリマインド

それぞれについて詳しく解説していくので参考にしてください。

テレアポ業務は多くの顧客に電話をかける必要があり、手間と負担が大きい業務の一つです。従業員が一件ずつ手動で電話をかけると工数も多く発生します。

また、テレアポの場合は、電話をかけてもすぐ切られてしまったり、担当者に取りついでもらっても断られてしまったりすることがほとんどです。そのため、従業員のモチベーション低下も起きやすいでしょう。

しかし、オートコールを利用すればあらかじめ設定した顧客リストに対して自動的に架電してくれるため、従業員の負担が大幅に削減されます。

オートコールを活用すると、事前に録音した音声やIVRを使って商品やサービスの紹介をおこないます。興味のある顧客に対してボタンをプッシュしてもらって初めて従業員が電話を受けられるのです。

電話対応が自社商品やサービスに興味のある顧客に絞られるため、成約率を高められるだけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながります。オートコールを活用すれば、無駄な業務を削減でき、短期間で多くのビジネスチャンスが得られます。

未納料金の支払督促は従業員にとって精神的に負担が大きい業務の一つです。顧客によっては料金をすぐ支払う気がない場合もあり、架電することでトラブルに発展する可能性もあります。

そのため、支払督促の電話対応をすることに負担を感じる従業員も少なくないでしょう。そうした際にオートコールを活用すれば、自動で未納料金の支払督促がおこなえます。

オートコールを使った督促では用件を明確に伝えられるため、トラブルになるリスクを抑えられます。また、録音された音声や自動音声であれば、顧客との感情的なやり取りを避けられるため、従業員の負担軽減をしつつ、効率的に未納料金の支払督促が可能です。

アンケート調査は多くの人から意見を集める必要があり、かなりの手間と時間がかかります。従来の方法では、人員を使って路上アンケートをしたり、一件ずつ架電したりして調査していました。

しかし、この方法では時間と労力がかかるだけでなく、調査の規模が大きくなればその分負担も増えてしまいます。

このような場合もオートコールを利用すれば、設定した顧客リストに対して自動的にアンケート調査の電話がかけられます。録音した音声やIVRを使用して一気にアンケートを実施し、回答を集めることが可能です。

そのため、調査にかかる手間と時間を抑えられるだけでなく、人件費も削減できます。効率的に多くのアンケートを収集したい場合は、オートコールの導入をおすすめします。

高齢者に定期的に電話をかける「見守りサービス」は、高齢者がいる家族や地域社会にとって重要な役割を果たしています。しかし、人員を使って実施する場合は、対応漏れが起きたり、対応できる範囲が限られてしまったりする場合があります。

そこで、オートコールを利用すれば設定した条件に基づいて高齢者に対して定期的に電話をかけられるため、状況確認が可能です。

オートコールを使った見守りサービスでは、安否確認や健康状態のチェックを自動音声でおこなえます。具体的には「体調などに問題がある場合は1を、問題ない場合は2を押してください」といった選択肢を提示して、高齢者の健康状態を効率的に把握できます。

場合によってはオペレーターに電話もつなげられるため、万が一の場合の迅速な対応も可能です。オートコールによって高齢者の見守りサービスを効率化しつつ、対象の方全員を見守りできるため、安心です。

サービス業や飲食店など、来店予約の仕組みを導入している仕事では、電話による予約日のリマインドが欠かせません。予約忘れやドタキャンが発生すると機会損失につながるためです。

予約日の数日前や当日には、顧客に対して電話でリマインドすることで、時間になっても来店しないなどのトラブルを防げます。しかし、予約日のリマインドを顧客一人ひとりに対しておこなうのは効率が悪く、現実的ではありません。

そうした際もオートコールを使えば、設定したタイミングで自動的にリマインドの電話をかけられます。たとえば「明日は〇〇の予約日となっています。お忘れのないようにご来店ください」といった内容を顧客に伝えられます。

オートコールによる予約日のリマインドをおこなえば、顧客に対して丁寧な対応をしつつ、従業員の手間が削減できて業務効率が向上するはずです。

オートコールを導入するメリットは5つあります。

• 架電業務が大幅に効率化される
• 従業員の負担が軽減される
• 短期間で多くのビジネスチャンスを得られる
• クレームを未然に減らせる
• コスト削減できる

それぞれのメリットについて詳しく解説するので、参考にしてください。

オートコール最大のメリットは「大量の架電業務を短期間で効率化できる」点です。従来の方法では、手動でリストに載っている顧客一人ひとりに対して電話をかけていたため、多くの時間と労力が必要でした。

オートコールを導入すれば、自動的に多くの顧客に対して架電が可能です。そのため、架電業務に費やす時間を大幅に削減できます。浮いた時間を別の業務に充てられるため、企業全体の生産性も高められます。

従業員にとって、一日に何百件もの架電業務をこなすのはとても負担が大きいものです。とくにテレアポ業務は相手から断られる可能性が高く、単調な作業で精神的なストレスの原因となります。

その点、オートコールを導入すれば、従業員の負担を大幅に軽減可能です。たとえば、オートコールで顧客に自社サービスや商品の説明を自動でおこない、興味を持った顧客だけが担当者につながる仕組みを作れます。

従業員の負担が減ることでストレスも軽減されて離職率の低下につながるため、長期的にみても企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

オートコールを活用すれば、短期間で多くのビジネスチャンスを得られます。とくにテレアポ業務は、かかる労力の割に断られることも多く非効率です。

しかし、オートコールを導入すれば、自動的に多くの顧客に短時間でアプローチできます。用件を聞いて興味を持った顧客には、音声ガイダンスでボタンをプッシュしてもらい、オペレーターへつなげることも可能です。

そのため、興味のない顧客に無駄な時間を割かず、成約の見込みのある顧客だけに集中して対応できます。

オートコールを活用すればクレームの発生を未然に防げます。たとえば人が対応する場合、時間帯や状況によっては顧客に対してうまく情報を伝えられず、クレームにつながる可能性があります。

とくに、未納料金の支払督促や忙しい時間帯のテレアポは、相手にストレスを与えやすいでしょう。しかし、オートコールを使えば、自動音声を使って伝えたい内容を明確に相手に伝えられます。そのため、相手に対する不快感を減らせます。

オートコールを導入すれば、クレーム化しやすい未納料金の支払督促などを従業員に対応させる必要がなくなり、負担を減らせて離職率の向上も期待できるはずです。

オートコールを導入すれば、多くの顧客に対して自動的に電話をかけられるため、電話対応する従業員を多く配置する必要がなくなります。たとえば、テレアポ業務の場合は、オートコールで伝えた用件に対して興味を持った顧客に対応する従業員を何人か配置しておけば問題ありません。

そのため、余った人員を別の部署に配置するなどして人件費削減も可能です。また、必要最低限の人員配置にすることで、電話対応の教育マニュアルを作ったり研修をおこなったりする必要も減り、コスト削減が期待できます。

オートコールを導入すると多くのメリットが得られる反面、少ないながらもいくつかデメリットが存在します。

• 一方的な内容になりやすく柔軟な対応が難しい
• 迷惑電話と勘違いされてすぐ切られてしまう可能性がある

それぞれのデメリットについて詳しく解説するので参考にしてください。

オートコールは録音された音声や自動音声を使って用件を伝えるため、一方的なコミュニケーションになりやすい点に注意しましょう。とくに、IVRを利用して指定した番号をプッシュさせる場合、相手に面倒だと思われて途中で電話を切られる可能性があります。

また、一方的なやり取りが相手にとって不便に感じられるかもしれません。たとえば、顧客が特定の質問をしたい場合でも、オペレーターにつながるまでに時間がかかったり、手間がかかったりするケースも少なくありません。

その結果、顧客が途中で電話を切ってしまい、逆に問い合わせ件数が増える可能性もあります。このような状況を避けるためには、オートコールで伝える内容を可能な限り簡潔にする必要があります。場合によっては、早めにオペレーターにつながる選択肢を提供し、柔軟に対応できるよう工夫することも必要です。

オートコールを使って電話をかけた場合、自動音声が流れるため、相手に迷惑電話だと勘違いされる可能性があります。自動音声であることに相手が気づくと、迷惑なセールスや詐欺電話だと思われてしまうことも少なくありません。

オートコールは通常の電話と異なるテンポで話を進めるため、こちらが伝えたい内容を相手が理解する前に電話が終了する可能性もあります。このような問題を防ぐためには、オートコールで伝える内容を可能な限り短くして、冒頭で用件を明確に伝えることが大切です。

たとえば、最初に「株式会社〇〇からのご連絡です。お伝えしたいご案内があります」といったフレーズを入れるなど、相手に聞く姿勢を持ってもらえるよう工夫しましょう。

また、オペレーターにすぐつながる選択肢も用意しておき、相手が興味を持った場合にすぐ人と会話できるようにしておくことで、迷惑電話と勘違いされにくくなるでしょう。

大量の架電業務を効率化したい場合、オートコールは最適な選択肢となるでしょう。そのなかでも「ソクコム」は、コストを抑えながらオートコール機能を導入できます。

ソクコムは電話やメール、SMSなどのコミュニケーション手段を一元化できるオムニチャネル型のサービスです。導入すれば従業員に大きな負担のかかるテレアポ業務や督促業務、アンケート調査など、多数の相手に架電しなければならない場面で業務効率を改善できます。

ソクコムの強みはクラウド型のサービスであることです。自社サーバーの設置が必要なオンプレミス型のシステムと異なり、初期コストを抑えて導入できます。また、ソクコムでは必要な機能だけ組み合わせて利用できるため、機能が網羅的に用意されているものと比べるとランニングコストも少なく済みます。

オートコールを導入して業務効率化と従業員の負担軽減を目指すならぜひ「ソクコム」をご検討ください。

オートコールを活用すれば、テレアポ業務や督促業務など毎日多くの電話をかけなければならない業務で大きな効果を発揮します。自動で電話をかけることにより、従業員が今まで手作業で実施していた架電業務の負担を減らして業務効率化が目指せるでしょう。

オートコールを導入すると短期間で多くの顧客へアプローチでき、ビジネスチャンスを逃さないメリットがあります。しかし、オートコールにはコミュニケーションが一方的になりやすいデメリットがあります。

その場合でも、用件を簡潔かつ明確に伝えられるように工夫し、必要な場合にはすぐオペレーターにつなげられるようにしておけば、迷惑電話と誤解されにくくなるでしょう。

「ソクコム」のオートコール機能を活用すれば、コストを抑えつつ業務効率化と従業員の負担軽減を実現できます。オートコールの活用に興味がある企業担当者の方は、ぜひ「ソクコム」を検討していただき、業務改善にお役立てください。