店舗数増加に備えた電話業務改革！未入金確認の自動化で効率化を実現！

私は財務部門を担当しており、各店舗の売上金の入金管理や、それに伴う店舗への連絡・確認作業などを行っております。

DX推進×急増する店舗対応。業務効率化の必要性。

当社では、社内全体でDX（デジタルトランスフォーメーション）を積極的に推進しています。その一環として、従来紙ベースや個別対応で行っていた店舗との連絡業務に関しても、より効率的な方法を模索していました。

特に、各店舗からの入金状況の確認や、未入金があった場合の連絡は、店舗数が増えるにつれて確認の負担が増大する可能性がありました。そこで、これらの定型的な連絡業務を自動化できるシステム、具体的にはオートコールサービスのようなものを導入することで、よりコアな業務に集中できる環境を整えたいと考え、システムの導入検討に至りました。

以前は、各店舗の売上入金が確認できない場合、担当者が1件ずつ電話で確認して対応していました。今はまだ確認が必要な件数はそれほど多くないのですが、今後は年間60～70店舗ペースで新規出店を予定していて、店舗数が増えるにつれてこの作業の負担がどんどん大きくなっていくことが懸念でした。

電話での確認作業は、どうしても時間と手間がかかりますし、担当者のリソースも限られているので、財務分析など、本来注力すべき業務に十分な時間を割けなくなるリスクもありました。また、電話対応自体が直接的な価値を生む業務ではないので、「非生産的な業務に人を割きたくない」という声もあり、できるだけ自動化したいと考えていた領域です。

将来が見えているからこそ、“今”が変革のタイミング

導入からまだ1ヶ月弱ということもあり、現時点で大きな時間削減といった成果が出ているわけではありません。ただ、これまで手作業で行っていた「未入金の店舗に電話をかける」という手間がなくなったことは、すぐに実感できた変化のひとつです。特に、毎日起こり得る業務から解放されたことで、精神的な負担も少し軽くなったのではと感じています。

今はまだ数店舗への連絡が中心ですが、これが数十、数百店舗規模になってくると、業務効率に与えるインパクトは非常に大きいと感じています。今後は、ソクコムが自動で連絡を行ってくれることで、私たちはその結果を確認し、必要な場合にだけ対応すればよくなる。この流れが定着すれば、業務の標準化が進み、本来注力すべき業務に時間を充てられるようになると期待しています。

導入の決め手は、主に操作のシンプルさとコストパフォーマンス、そして運用面での負担の少なさでした。いくつかのオートコールサービスを比較検討しましたが、他社サービスの中には、CSVファイルを複数作成してアップロードする必要があったり、特定のフォーマットでないとエラーが出やすかったりするものがありました。

その点、ソクコムは操作が直感的で分かりやすく、システム操作に慣れていない職員でもスムーズに利用できるだろうと感じました。また、私たちが管理している店舗リストや売上データを活用しやすく、電話番号などの情報もマスターデータから自動的に連携できるような仕組みを構築できたため、導入後の運用もスムーズに進められると判断しました。日々の業務で利用するシステムなので、誰でも簡単に扱えるという点は非常に重要なポイントでした。

現在活用している未入金連絡業務に加えて、今後はソクコムを他の業務にも展開していければと考えています。たとえば、労務関連の定型的な連絡を自動化するなど、さらなる活用の可能性にも目を向けています。

当社はDX推進に非常に積極的で、新しいシステムやサービスに対しても「まずは試し、効果を見たうえで改善や代替策を検討する」といった柔軟な姿勢で取り組んでいます。ソクコムについても、今後さらに利便性が高まるような機能改善や、他業務への応用提案をいただけることを楽しみにしています。

特に、今後も店舗数の拡大が続く中で、いかに効率よく業務を遂行できるかがより重要になります。そうした中で、ソクコムが引き続き私たちの業務を支えてくれることを期待しています。

貴重なお話をありがとうございました！