IVRについて-IVR・クラウドPBX・CTI等の統合ツール「ソクコム」

IVRについてIVR
ソクコム画面

IVRとは?

IVRとは、英語の「Interactive Voice Response(インタラクティブ・ボイス・レスポンス)」の頭文字からなる略語で、日本語では「自動音声応答システム」という呼称になります。

ユーザーが電話を架電することで、自動的に音声案内が流れ、ユーザーに対して異なるメニューオプションを提供することで、目的地に到達できまるような流れができます。
IVRを使用することで、企業や組織は効率的に通信が処理することができ、顧客の満足度を向上させることが可能です。

お客様相談窓口、コールセンター、郵便物の再配達など幅広い分野で活用されております。

IVRの流れ

  • 1ユーザーからの着信

    電話がかかってくると、まず事前に録音された音声ガイダンスが再生されます。
    この音声ガイダンスは、発信者に対して案内を提供するものです。ガイダンスが流すことによって、よりスムーズな対応が可能となります。

  • 2ユーザーが目的の番号をプッシュ

    電話をかけてきた人がガイダンスに従い、希望するオプションを選択するためにボタンを押します。このプロセスで、ユーザーは自分のニーズに最適なものに接続されます。例えば、ガイダンスが「1を押すと料金確認、2をサポートセンターに接続」と指示する場合、ユーザーは該当するボタンを押し、目的のサービスにアクセスします。

  • 3自動的に応答

    IVRシステムは発信者の入力を認識し、それに応じて自動的に応答します。
    よって、問い合わせ内容を自動で振り分けます。一般的な問い合わせに関しては、定型的な応答を提供します。例えば、ユーザーがメニューから料金確認を選択すると、IVRはその選択に基づいて使用料金の案内を行います。

  • 4オペレーター対応可能

    必要に応じては、オペレーターに接続する機能も備えています。ユーザーが選択した番号に対して、適切な担当オペレーターに自動的に振り分けることが可能です。例えば、特別な対応が必要な場合は、最適なオペレーターに通話を転送します。これにより、顧客は迅速かつ適切なサポートを受けることができ、全体のサービス効率が向上します。

IVRのメリット

  • 1人件費の削減

    IVRシステムを導入することで、企業や組織は24時間体制で顧客対応が可能になります。営業時間外や休日でも、顧客が情報を取得したり問い合わせを行ったりすることができ、多くの一般的な問い合わせやタスクを自動化し、オペレーターの負担を軽減します。これにより、オペレーターは重要な問題に集中し、効率的な対応が可能になります。

  • 21番号で運用可能

    部署ごとに番号を付与すると番号管理の手間が発生します。IVRは1番号で振り分けるので、明確かつコストダウンに貢献します。また複数のメニューオプションや機能を提供することができます。ユーザーが電話をかけると、IVRシステムが自動的に起動し、選択肢を提示します。
    ユーザーは音声に従い適切なオプションを選択し、自身の目的に達成します。このように、1つの番号でIVRを運用することで、企業や組織は顧客からの通話を効率的に処理することが可能なため、顧客が必要な情報やサポートを簡単に取得できるだけでなく、通話のルーティングや処理も効率化されます。

  • 3お客様満足度の向上

    IVRシステムは、顧客が迅速かつ正確な情報を取得できるようにするため、顧客満足度を向上させるのに役立ちます。長い待ち時間や情報の不確実性など、顧客が不満を抱える可能性が低くなります。

IVRのデメリット

顧客が急いでいる場合、IVRはストレスを与えるリスクがあります。
例えば、すべての質問を聞かないと次のステップに進めない場合や、ボタンを押し間違ったり質問を聞き逃した場合に最初からやり直しになると、顧客はさらにストレスを感じるかもしれません。 このような状況では、顧客のストレスを最小限に抑えるために、IVRシステムの設計や操作手順を工夫する必要があります。また、IVRに設定するシナリオは、正確かつ網羅的な内容である必要があります。 なぜなら、不正確な回答や不完全な選択肢では顧客満足度が低下し、結果として有人対応が増える可能性があります。特に複雑な業務を行うコールセンターでは、IVRが提示する選択肢以外の問い合わせが多く、適切な対応が難しくなる場合があります。 そのため、IVRシステムを適切に活用するためには、正確性と網羅性を重視したシナリオの設計が不可欠です。

IVR機能・特徴紹介

  • ガイダンス設定

    初期ガイダンス・操作ガイダンスなどの音声をラジオボタン・プルダウンで選択し、簡単に設定することができます。

  • ダイヤル設定

    プッシュするダイヤル番号(「1」「2」など)に応じた転送先の設定ができます。

  • 着信設定

    回線が混み合っているときなど、電話を受けることができないシーンの対応について設定ができます。

  • スケジュール設定

    アナウンスの開始・終了時間を管理画面のスケジュールへ設定することで日時や曜日で自動切換えが可能です。
    毎日の面倒な手動設定が不要になります。

IVRの利用イメージ

IVRを導入された企業の場合、お客様が電話を発信すると、ご挨拶の音声と各お問い合わせについてどのボタンを押せば該当の担当者と通話できるかを自動で案内し、お客様のご要件に合った担当者にスムーズにつながります。
ビジネスフォン、スマートフォン、PCソフトフォンに対応しているので、幅広く活用することができます。

その他のソクコムの機能紹介

活用シーン

IVRを導入された企業の場合、お客様が電話を発信すると、ご挨拶の音声と各お問い合わせについてどのボタンを押せば該当の担当者と通話できるかを自動で案内し、お客様のご要件に合った担当者にスムーズにつながります。
ビジネスフォン、スマートフォン、PCソフトフォンに対応しているので、幅広く活用することができます。

業種別活用シーン

病院・クリニック

  • 診療予約システム

    IVRを使用して、患者が診療予約を行うことができるシステムがあります。
    患者は電話で病院に連絡し、予約の希望日時や診療科を選択すると、IVRが自動的に予約を確定し、患者に確認メッセージを送信します。

  • 診療対応システム

    IVRを使用して、緊急の電話を効果的に分類し、優先的に対応するシステムがあります。患者が緊急の症状を訴える場合、IVRがそれを検知し、速やかに医師や看護師に接続します。

  • 診療科案内

    IVRを使用して、患者が診療科を選択し、その診療科の受付時間や医師の情報を確認できるシステムがあります。患者が適切な診療科に簡単に案内されることで、待ち時間を短縮し、医療スタッフの負担を軽減します。

飲食店

  • デリバリーサービス注文受付

    IVRを使用して、顧客が電話でデリバリーサービスの注文を行うことができるシステムがあります。顧客は電話をかけ、配達先や注文内容をIVRに伝えると、自動的に配達注文が登録され、配達スタッフに通知されます。

  • 店舗情報案内

    IVRを使用して、顧客が電話で店舗の営業時間や場所、メニュー内容などの情報を簡単に入手できるシステムがあります。顧客が電話をかけ、選択したメニュー項目に関する詳細な情報を聞くことができます。

  • 予約受付

    IVRを使用して、顧客が電話で席の予約を行うことができるシステムがあります。 顧客は電話をかけ、希望の日時や人数をIVRに伝えると、自動的に予約が確定されます。予約情報はレストランの予約管理システムに即座に反映されます。

宿泊施設

  • 予約受付

    IVRを使用して、顧客が電話で宿泊予約を行うことができるシステムがあります。 顧客は電話をかけ、宿泊日や部屋タイプ、滞在期間などの情報をIVRに伝えると、自動的に予約が確定されます。予約確定後、顧客には予約確認番号が提供されます。

  • チェックイン・チェックアウト手続き

    IVRを使用して、顧客がチェックインやチェックアウト手続きを行うことができるシステムがあります。顧客は電話をかけ、予約確認番号や身分証明書番号を入力し、チェックインやチェックアウトを自動化します。これにより、待ち時間を短縮し、スムーズな手続きが可能になります。

  • 施設案内・サービス情報提供

    IVRを使用して、顧客が電話で施設の案内やサービス情報を入手できるシステムがあります。顧客は電話をかけ、利用したい施設やサービスに関する情報をリクエストし、IVRが自動的に案内します。例えば、プールの営業時間やジムの利用方法などを案内します。

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